Gestão baseada em dados real time: confira um guia sobre o tema!

Introdução

Em tempos de transformação digital e avanços acelerados da tecnologia, coletar e utilizar dados para embasar as tomadas de decisão se tornou uma estratégia fundamental para qualquer empresa. Se isso é feito com base em dados real time — ou seja, coletados em tempo real —, o diferencial competitivo se torna ainda maior. Ainda assim, é natural se deparar com algumas dúvidas ao lidar com o tema.

Afinal, como exatamente funciona esse modelo de gestão? Vale mesmo a pena investir nisso? Como é possível implementar a ideia? Quais são os benefícios que isso traz?

Criamos este e-book especial para esclarecer o assunto e tirar todas as suas dúvidas sobre a gestão baseada em dados real time. Confira!

2. O que é uma gestão baseada em dados?

A gestão baseada em dados representa uma evolução marcante das estratégias corporativas em todo o mercado. Apesar de já ter sido observada em momentos anteriores, sua adoção sistemática passou a ser possível com a popularização de tecnologias inovadoras como Big Data e Analytics. Mas, afinal, o que significa o conceito?

Até pouco tempo atrás, a maioria das decisões tomadas por gestores e administradores eram baseadas em feeling e tentativas mais abstratas de prever resultados. Por mais que a pessoa em questão fosse um profissional capacitado e experiente, era muito difícil justificar de maneira objetiva e pragmática por que uma coisa deveria ser feita de uma forma e não de outra, a não ser apontando quais eram suas expectativas.

O que a gestão baseada em dados se propõe a fazer é oferecer matéria-prima para essas decisões — ou seja, informação confiável e relevante. Em outras palavras, os gestores passam a contar com ferramentas e métodos que fornecem uma visão mais rica do contexto no qual eles devem atuar, se tornando capazes de desenvolver um trabalho mais previsível e, consequentemente, eficaz.

O grande marco dessa nova era de tomadas de decisão baseadas em dados é justamente o avanço da tecnologia. Para esclarecer como exatamente isso acontece, vamos a um exemplo prático.

O papel da tecnologia na gestão baseada em dados

Imagine que você é o gestor de uma equipe de manutenção em uma indústria e precisa otimizar o tempo de trabalho dos equipamentos da fábrica. Seu grande desafio é que o cronograma elaborado pelo supervisor não dá conta das demandas que surgem com emergência: as máquinas quebram inesperadamente e os técnicos precisam ser realocados para solucionar a questão com máxima agilidade.

O fator de previsibilidade, aqui, é muito baixo — não há como adivinhar qual será o próximo problema. Contudo, você sugere à empresa dar prosseguimento ao projeto de inovação tecnológica, tendo como referência o modelo da chamada Indústria 4.0.

Sua estratégia foi a instalação de sensores com Internet das Coisas (IoT) nos equipamentos, priorizando os que mais apresentam falhas inesperadas. Esses dispositivos medem diversos indicadores (temperatura, pressão do óleo, vibração, umidade etc.) e geram um grande volume de dados (Big Data) que será enviado em tempo real para um software de Analytics.

Na interface da plataforma, então, os supervisores são alertados caso um comportamento anômalo ocorra. Isso significa que se um eixo começa a vibrar em excesso, por exemplo, a Inteligência Artificial (IA) do software identifica a alteração, faz a exibição em um gráfico e envia uma notificação à equipe.

Antes que a máquina chegue de fato a quebrar, o supervisor agenda uma parada para manutenção preventiva, na qual os técnicos farão o diagnóstico e tomarão medidas para evitar que o problema ocorra. Veja que uma decisão que dependia do feeling da equipe passa a ser baseada em dados.

Os benefícios, como detalharemos a seguir, são muitos.

3. Por que você deve investir em uma gestão baseada em dados?

Os benefícios de contar com uma estratégia — e a infraestrutura necessária — para promover uma gestão baseada em dados são muitos e variam de acordo com a aplicação. O exemplo anterior demonstra que, no contexto industrial, é possível otimizar processos e aumentar a eficiência operacional da empresa com um todo.

O conceito, no entanto, não deve ser resumido a algo que tira proveito apenas de dados coletados internamente. Na verdade, toda informação que transita pela empresa pode ser útil, seja ela proveniente de clientes, seja do mercado, seja dos concorrentes etc.

Vejamos, então, alguns benefícios que isso traz para os mais variados departamentos de uma empresa.

Previsibilidade

As tomadas de decisão baseadas em dados são mais confiáveis, já que partem de uma análise de fatores quantificados e, consequentemente, que oferece mais previsibilidade. No exemplo da manutenção aliada à IoT, podemos observar que o setor passa a se precaver contra uma série de problemas, se antecipando às falhas. Mas o benefício não se limita a isso.

Com o passar do tempo, a equipe pode fazer um novo levantamento de dados baseado em seu desempenho. Qual é, por exemplo, o volume mensal de serviços disparados pelo monitoramento de dados?

Com base nessa nova informação, o gestor pode organizar melhor aquele cronograma de atividades regulares e, em paralelo, manter disponível uma quantidade de recursos (horas de trabalho) para atender a essa demanda com eficiência.

Para ampliarmos nosso escopo, pensemos em uma equipe de marketing. Com o monitoramento das redes sociais, é possível levantar dados de comportamento e traçar um perfil mais específico do consumidor.

Assim, as ações de marketing podem ser mais direcionadas e os resultados mensurados com indicadores (KPIs): conversão de leads, taxa de acesso ao site da empresa, número de cliques em e-mail marketing etc.

Isso nos leva a um segundo ponto fundamental.

Redução de custos

Um bom gestor deve ser capaz de relacionar suas estratégias com seu custo, assim como com o retorno que elas trarão. O ponto é que quanto mais previsibilidade temos em relação às nossas ações, mais fácil é identificar o caminho que envolve menos gastos e traz mais benefícios financeiros.

Na estratégia de marketing mencionada, uma captação de dados do consumidor permite que as mesmas ações sejam personalizadas e, com isso, aumentem o retorno em forma de leads e vendas. Já no exemplo da manutenção, o custo é drasticamente reduzido na própria operação: quebras são evitadas, o estoque pode se planejar melhor e o valor total necessário para gerar o produto final é menor.

Não é à toa que a Indústria 4.0 está causando uma nova revolução nas estratégias de produção em todo o mercado mundial.

Monitoramento constante

O quesito real time é essencial para um monitoramento eficiente. Se os dados são proveitosos para as tomadas de decisão, os resultados são ainda melhores quando são coletados em tempo real, permitindo uma análise atualizada e mais confiável. Isso está diretamente relacionado a uma das características da transformação digital.

A dinâmica das atividades se tornou extremamente ágil: produtos são lançados em cada vez menos tempo e as demandas do consumidor mudam vertiginosamente. O monitoramento constante dá à sua empresa a capacidade de responder com velocidade a esse padrão de comportamento, mantendo-se um passo à frente da concorrência.

Aprimoramento dos KPIs

A gestão baseada em dados ajuda a identificar quais KPIs são mais produtivos para cada contexto. O resultado é um aperfeiçoamento contínuo da estratégia de captação e processamento de dados. Conforme as análises são feitas, o gestor toma decisões com mais segurança e, ao mesmo tempo, implementa novas métricas a serem inseridas na lógica de trabalho.

Um exemplo prático pode ser observado no atendimento ao cliente. Se uma mesma equipe apresenta níveis diferentes de produtividade tendo resultados similares em indicadores como número e tempo das chamadas, o gestor deve investigar as causas de sucesso e falha para torná-las um novo KPI a ser mensurado com dados.

Satisfação do cliente

A automatização do uso de dados traz consigo benefícios valiosos para o relacionamento com o cliente. Quanto mais informações você tem em mãos para compreender as demandas do consumidor, maiores são suas chances de entregar uma experiência única.

Vale destacar que a satisfação do cliente é um indicador essencial para qualquer empresa que almeja ter bons resultados em um mercado tão competitivo.

Melhoria contínua

Quando um gestor monitora em tempo real os dados de produtividade de uma equipe, ele é capaz de identificar bons critérios para definir qual é o desempenho adequado. A partir disso, é possível estabelecer métricas e trabalhar na melhoria dos próprios profissionais que compõem o time.

Sempre que buscamos melhorar a produtividade, um dos desafios é engajar os colaboradores nesse processo. Uma das vantagens da gestão baseada em dados é contar com critérios mais objetivos para passar a mensagem: é aqui que queremos chegar.

Somado a isso, os dados ajudam a enxergar com mais clareza os pontos críticos a serem melhorados. Com essas informações em mãos, podemos avaliar qual a melhor estratégia para aperfeiçoar o trabalho da equipe: treinamentos, ações motivadoras, contratações etc.

4. Como implementar uma gestão baseada em dados?

Quando falamos sobre transformação digital, inúmeras tecnologias, ferramentas e metodologias vêm à mente: Machine Learning, computação em nuvem, realidade virtual, Software as a Service (SaaS), desenvolvimento ágil etc. São tantas as opções para modernizar a empresa que a decisão, por si só, se torna um desafio. Afinal, pode onde começar?

O primeiro ponto é entender exatamente qual é o cenário atual da empresa e seus objetivos.

4.1 Defina sua estratégia de negócios

O que dita o ritmo de inovação de uma empresa são suas demandas específicas. Qual é a situação financeira atual? Qual é o potencial de crescimento no mercado em que você atua? O que as concorrentes estão fazendo? Onde você vê sua empresa daqui a 5 ou 10 anos?

São perguntas que ajudarão a guiar sua estratégia de negócios, tendo em mente que será preciso definir prioridades. Se todos os seus concorrentes estão investindo em uma determinada tecnologia que você não tem, um sinal de alerta deve ser acionado. Sua empresa se adaptará para trabalhar com essa ferramenta ou tem em mente uma alternativa para inovar ainda mais?

A gestão baseada em dados é uma tendência que veio para ficar. Afinal, os ganhos em produtividade que ela oferece são significativos — e quem nãos e adaptar tende a perder espaço ou mesmo desaparecer do mercado. Por isso, planeje seu futuro e vá ao segundo passo.

4.2 Conheça as tecnologias disponíveis

São muitas as soluções tecnológicas à disposição para quem quer gerenciar uma equipe ou empresa se baseando em dados. Conheça as mais relevantes para o seu setor e, com base nos seus objetivos para os negócios, defina quais ferramentas são prioridades para sua empresa.

4.3 Fomente uma cultura da inovação

Não basta inserir uma nova ferramenta no ambiente de trabalho e esperar que a empresa se torne naturalmente inovadora — é preciso trazer essa forma de enxergar o mundo para a sua cultura organizacional. Isso significa, em primeiro lugar, fomentar o engajamento dos colaboradores.

Ofereça treinamentos, promova discussões e crie os meios necessários para que os objetivos estabelecidos passem a fazer parte da rotina das pessoas. Um mapeamento de processos, por exemplo, ajuda a garantir que o uso dos dados será sistemático, e não apenas uma alternativa.

De nada adianta ter à disposição as melhores soluções para coleta e uso de dados se suas equipes insistirem em métodos obsoletos de trabalho.

4.4 Motive sua equipe

Uma coisa é transmitir aos colaboradores os objetivos da equipe; outra é convencê-los de que vale a pena investir esforços para transformar esse plano em realidade. Por isso, é fundamental motivar os profissionais, demonstrando com muita transparência os benefícios da mudança — tanto no nível empresarial, quanto para os próprios colaboradores.

Isso pode ser feito no âmbito institucional (criando planos de carreira, oferecendo premiações, usando gamificação etc.). Ainda assim, vale a pena abordar questões mais práticas: como o uso de dados facilita a rotina das equipes, reduz o retrabalho etc.

5. Conclusão

Uma gestão baseada em dados real time faz com que a produtividade da empresa seja mais alta, garantindo resultados melhores com menor custo. Trata-se de um diferencial importante para qualquer organização que queira ter sucesso na transformação digital — entre outros motivos, por alinhar os departamentos da empresa em torno dos mesmos objetivos.

Então, faça um mapeamento das suas demandas e coloque a tecnologia para trabalhar a seu favor. Lembre-se que essa tendência está crescendo rápido e quem não se adapta pode perder muito espaço. Adote uma cultura de inovação e faça da tecnologia uma aliada ainda mais poderosa da sua empresa!