Mapeamento de processos: como reduzir os gargalos da sua empresa?
O mapeamento de processos tem um papel fundamental na organização, uma vez que visa ao aperfeiçoamento das práticas adotadas, possibilitando redução de custos e possibilitando um melhor entendimento do negócio. Trata-se de uma técnica que permite conhecer o negócio como uma unidade, possibilitando que cada ação seja simplificada ou substituída, conforme a necessidade.
Esse mapeamento inclui 3 níveis:
- determinar os processo e ferramentas de mapeamento mais eficazes para o empreendimento;
- determinar o nível de detalhe e as informações que serão levantadas;
- determinar os processos de validação do mapeamento.
Conheça mais sobre a prática neste post.
Como aplicar o mapeamento de processos
Inicialmente, é importante elaborar um questionário que servirá como checklist para as atividades e setores da empresa:
1. Definindo objetivos
Dentro de toda cadeia de valor da companhia, os processos devem apresentar objetivos, que, ao serem levados em consideração no conjunto das atividades da organização, contribuem para que os objetivos finais sejam atingidos. Nessa fase inicial, é necessário entender qual o papel do processo dentro das limitações de suas atividades.
Responda às seguintes questões:
- qual o motivo desse processo existir?
- para que vamos mapeá-lo?
- qual problema resolveremos com esse mapeamento?
- o que realmente queremos desse processo?
Se, por exemplo, os envolvidos acreditam que há um problema de comunicação no decorrer do processo, fazendo com que algumas pessoas envolvidas se sintam perdidas ou deslocadas, será preciso dedicar atenção para entender como elas se comunicam e como será possível potencializar essa comunicação.
2. Selecionando os profissionais para o mapeamento de processos
Em cada organização, há aqueles profissionais capacitados para detalhar o funcionamento dos processos, além de serem capazes de manter o fluxo de trabalho em andamento. Identifique quais são e como podem levantar informações sem prejudicar o andamento das atividades.
3. Identificando a listagem de causas
Todas as áreas da empresa devem ter seu fluxo de trabalho identificado, listado e detalhado. Ligue cada etapa aos profissionais responsáveis, definindo prazos e planos de contingência para situações adversas que podem ser previstas.
É nessa etapa que os envolvidos precisam identificar a cadeia de valor da organização, detalhando pontos, como a relação com fornecedores, etapas do ciclo de vendas, do ciclo de produção e da logística.
4. Avaliando os processos atuais e quais melhorias podem ser implementadas
Essa etapa visa à avaliação da eficácia dos processos atuais e ao estudo de melhorias que podem ser aplicadas de imediato e em prazos pré-definidos. É um ponto que exige pesquisa, conversas com os profissionais envolvidos e questionários internos, que permitem entender o que pensam os profissionais.
5. Analisando a possibilidade de implementação nos processos futuros
Os fluxos To Be representam a materialização de alternativas aos processos atuais que podem ser implementadas na empresa. Essa avaliação deve ser feita a partir da experiência com os processos atuais. Durante essa etapa, os profissionais detalham as relações de custo-benefício, os prazos das mudanças e o dimensionamento de recursos.
É nessa fase que serão definidos os processos que podem ser automatizados utilizando um ERP, por exemplo. Em geral, são ações repetitivas realizadas manualmente e que, quando automatizadas, estão menos suscetíveis aos erros humanos.
6. Monitorando e avaliando os processos
Em todo o contexto do mapeamento de processos, é importante observar os indicadores e mantê-los sob controle. Faça os ajustes que forem encarados como necessários, respeitando o tempo de maturação das mudanças, para tomar decisões pautadas nas amostragens de dados. Para isso, o acompanhamento de resultados e as avaliações periódicas dos processos são indispensáveis.
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