Como funciona a automatização de processo e como implementar na empresa?

Com a automatização de processo, a empresa tende a ser mais organizada e ganhar agilidade. Seu funcionamento otimizado possibilita maior controle da gestão, considerando a centralização para análise dos dados e informações.

As empresas de diversos segmentos estão, cada vez mais, adotando a automação em seu negócio. A tecnologia oferece soluções que permitem estabelecer um padrão de processos e procedimentos favoráveis ao gerenciamento, sendo a automação, uma delas.

O objetivo deste post é explicar como a automatização do processo funciona e como pode ser implantada na empresa. Continue lendo e veja os benefícios que a automação proporciona, favorecendo o desenvolvimento, o crescimento de um negócio!

O que é e como funciona a automatização de processo?

A automatização de processo é a forma de otimização e padronização das atividades de uma empresa, tendo como base a tecnologia e seus recursos ofertados por meio das aplicações de um software com funcionalidades diversas.

O objetivo maior da automatização é tornar a rotina mais fácil, prática e ágil, de um modo econômico e eficiente. A substituição do trabalho manual pela automatização, estimula os profissionais ao engajamento e motivação, fortalecendo os vínculos com a organização.

A automatização é uma técnica BPM — Business Process Management, que tem foco principal na agilidade das operações, promovendo integração e interação entre departamentos, processos e pessoas para melhoria do desempenho geral da empresa.

O BPM sistematiza e traz facilidades para os processos organizacionais, sobretudo, ao ajudar a gestão no monitoramento de cada processo e na percepção, mais rapidamente, da necessidade de intervenções para melhorias.

Com entregas de qualidade, os processos ganham eficiência, colocando a empresa em um nível melhor de competitividade no mercado. Entender e admitir o potencial da automatização é primordial para enfrentar a concorrência ao fazer mais em menos tempo.

Quais são os principais benefícios da automatização de processo?

Com a automatização em médio e longo prazo se notará uma mudança positiva nos resultados. Veja alguns desses benefícios!

Aumento da produtividade

Os processos nada mais são do que atividades burocráticas que precisam ser cumpridas em um tempo hábil e que se interligam para que a empresa funcione corretamente.

Quando automatizados, são encaminhados com maior precisão, aumentando a eficiência e produtividade. A automatização aproveita melhor os recursos técnicos e humanos, promovendo um fluxo mais leve e dinâmico entre departamentos e colaboradores.

Padronização dos processos

A padronização é fundamental para a imagem de uma empresa, pois demonstram a preocupação com a organização e controle das atividades. Além disso, mostram que a empresa está atenta à profissionalização e produtividade a partir desse padrão estabelecido.

Integração das informações

A automatização permite a centralização dos dados obtidos na execução das atividades nos departamentos e setores. Com a integração das informações, os gestores terão acesso a um acompanhamento em tempo real, analisando indicadores e relatórios que facilitam o gerenciamento e a tomada de decisão.

Redução dos custos

Uma das maiores preocupações de uma empresa é com o aumento dos custos. A automatização de processo, ao contrário, estimula a redução. Apesar do investimento inicial em um software com aplicações personalizadas, com o passar do tempo, será possível reduzir as despesas.

A automatização diminui os gastos com papel, impressão, espaço para armazenamento físico e até mão de obra. Enquanto isso, a melhoria na produtividade aumenta a rentabilidade que, na avaliação custo-benefício, dá destaque maior ao lucro em vez de prejuízo.

Ampliação da segurança

Um bom software além da automatização de processo, permite a realização de backups contínuos, o que aumenta a segurança no armazenamento e gerenciamento de dados. Os sistemas são desenvolvidos para oferecer segurança à gestão e suas equipes quanto ao uso dos módulos, sem se preocupar com a perda de informações.

Diminuição das tarefas repetitivas

Ao implementar uma solução de automação, tanto a empresa, quanto a equipe serão beneficiadas com a execução automática de atividades e operações diárias, antes realizadas manualmente.

A repetição manual pode induzir ao erro e a automatização tende a diminuir essas falhas. O ritmo de trabalho se torna menos desgastante, mudando, inclusive, o comportamento dos funcionários que se sentindo mais valorizados passam a ter um relacionamento mais motivado na empresa.

Como fazer a implementação na empresa?

Para automatizar os processos, os primeiros passos da empresa devem ser de análise e planejamento das ações. Cada negócio exige um tipo de automatização e a fase de estudo dos procedimentos é essencial para uma implantação bem-sucedida.

Veja alguns pontos importantes que você deve considerar para uma implementação eficaz da automatização de processo!

Identifique as necessidades

Em cada tipo de empresa, as necessidades acompanham o ritmo de trabalho e atuação no mercado. Procure entender essas necessidades para saber quais processos podem e devem ser automatizados para oferecer melhor desempenho ao negócio.

O alinhamento dessa percepção, ajuda a traçar um paralelo entre as atividades internas e os objetivos da empresa, projetados para médio e longo prazo. É crucial direcionar os planos para que a mudança seja, de fato, significativa.

Mapeie os processos

Depois de identificadas as necessidades chega o momento de definir quais são os processos que serão automatizados. A etapa do mapeamento é importante para “enxugar” os procedimentos e concentrar a atenção nas tarefas essenciais para o bom andamento das atividades.

Comece verificando toda a documentação gerada na empresa, a essencialidade de cada processo, a motivação para consultas diárias e a necessidade de armazenamento dos dados e informações produzidos.

Em seguida, faça um levantamento de todos os processos manuais e como a automatização será incorporada a cada um deles. Esteja atento à integração, ou seja, como a automatização deve favorecer a execução dos processos interligados dos departamentos.

Dê atenção ao impacto externo

Embora o objetivo maior da automatização de processo seja melhorar a rotina e a execução das atividades internas é muito importante avaliar os impactos externos. Os clientes e fornecedores costumam ser os mais afetados pela mudança.

Além da padronização, a automatização deve servir para agregar valor ao produto ou serviço da sua empresa. Isso quer dizer, que o público externo precisa receber a mudança como algo positivo e benéfico, seja na agilidade do atendimento, seja nas facilidades de negociação.

Faça da tecnologia uma aliada

A tecnologia é o alicerce da automatização, portanto, a solução que você escolher para a sua empresa deve oferecer aplicações e funcionalidades eficientes. Caso contrário, em vez de promover melhorias, a mudança pode acarretar sérios problemas.

Saiba escolher um parceiro que tenha diferenciais a oferecer, além da ferramenta de software. É o caso do workflow do NetSuite que dará vida ao BPM — com a criação dos workflows é possível operar em conjunto com as diferentes camadas do ERP.

Assim, a implementação da automatização de processo terá base na construção de fluxos de trabalho específicos para cada setor e atividade. Com a ajuda da ferramenta, a padronização dos processos se dará por parâmetros, regras e ações que precisam ser seguidos por quem os executa.

Gostou do post? Se você percebeu o quanto a automatização de processo pode aumentar a eficiência e competitividade, aproveite a visita para conhecer agora mesmo o NetSuite e como as funcionalidades da plataforma podem ajudar a alcançar seus objetivos!