5 passos para o gerenciamento de projetos em PMEs

Gerenciamento de projetos é uma forma organizada de definir e conquistar objetivos. Como toda pequena e média empresa tem ambições e gostaria também de entregar resultados aos clientes, saber administrar as atividades do negócio é essencial.

Neste artigo, você vai aprender o que é gerenciamento de projetos e como ele pode ajudar o gestor a enfrentar as principais dificuldades encontradas pelas PMEs. Em seguida, vai entender a importância do investimento em ferramentas tecnológicas e como elas são fundamentais para otimizar o processo de gestão e reduzir erros. Finalmente, vai conhecer os principais passos para realizar esse gerenciamento. Vamos lá?

O que é gerenciamento de projetos?

Gerenciamento de projetos é a prática de iniciar, planejar, executar, controlar e encerrar o trabalho de uma equipe para alcançar objetivos específicos em determinado período de tempo. De forma mais simples, consiste em definir:

• qual é o objetivo;
• como ele será conquistado;
• quais recursos serão necessários;
• quanto tempo leva para chegar lá.

Um “projeto” é temporário e único — ou seja, tem começo e fim definidos, e se encerra ao entregar o resultado pretendido.

Como o gerenciamento de projetos ajuda a resolver os desafios da PME?

Sem gerenciamento, o desenvolvimento de um projeto é caótico e confuso.

O principal objetivo da gestão é garantir que todos os integrantes da equipe saibam exatamente o que precisa ser feito, quanto tempo têm para completar cada atividade, quais recursos estão disponíveis e com quem falar caso apareça um problema.

Especialmente numa PME, na qual os recursos são mais limitados e a margem de erro é menor, haverá muito mais chances de alcançar objetivos com o gerenciamento de projetos. Erros serão corrigidos mais cedo ou prevenidos, e a empresa fará mais em menos tempo.

Ao mesmo tempo, por terem equipes menores, PMEs em tese têm mais facilidade em adotar o gerenciamento de projetos, especialmente com o uso das ferramentas tecnológicas adequadas.

Qual a importância da tecnologia para a gestão de projetos?

O gerenciamento pode parecer uma tarefa complicada, especialmente no caso de projetos com várias fases ou que envolvem disciplinas e departamentos diferentes. Ferramentas como softwares de ERP integrado podem ajudar na gestão por vários motivos:

• cada funcionário pode ver com clareza as próprias tarefas, os prazos e as metas, bem como os impactos de sua atividade nos resultados das outras equipes;
• ao receber relatórios e alertas automáticos do software, a administração ganha tempo para pensar nos próximos passos do projeto ou estimar novos prazos;
• integrantes de equipes diferentes podem colaborar em tempo real para resolver um problema;
• cada informação precisa ser cadastrada uma única vez, reduzindo erros humanos ao redigitar ou reinserir dados.

Quais os principais passos para o gerenciamento de projetos em PME?

1. Definir objetivos

O primeiro passo é saber onde a PME quer chegar com o projeto. Em alguns casos, essas metas serão definidas diretamente com o cliente. Em outros, o próprio negócio traça uma ambição para si próprio.

2. Elaborar o plano

O plano vai dizer quais tarefas precisam ser feitas, atribuir responsabilidades (quem faz o quê), estimar custos, e definir o prazo final para completar o projeto.

3. Começar o trabalho

Aqui as equipes efetivamente são autorizadas a colocar o plano em ação e arregaçam as mangas.

4. Monitorar

Com o plano em movimento, a gestão verifica o que está indo de acordo e o que enfrenta de obstáculos. Com isso, ela identifica a origem dos problemas e faz ajustes.

5. Entregar

Ao final do ciclo, a empresa entrega os resultados, comunica os clientes e finaliza pendências. Essa fase é extremamente importante, pois se avalia o que deu mais certo e o que pode ser corrigido.

O gerenciamento de projetos é uma disciplina que pode ajudar as PMEs a otimizarem o seu tempo de entrega e adequarem seus recursos às suas ambições.

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