Sistema de gestão escolar: 6 vantagens de um ERP acadêmico

Sistemas de gestão escolar têm sido cada vez mais procurados por instituições de ensino que querem poupar tempo e dinheiro. E não à toa: escolas e faculdades enfrentam hoje muitos desafios em sua administração cotidiana.

Processos como declaração de resultados, gerenciamento de dados, coleta de mensalidades, administração de horários de aulas, acompanhamento da frequência de alunos e funcionários — tudo isso consome muito tempo, esforço e recursos. Mas todas essas tarefas (e muitas outras) podem ser feitas de forma fácil e organizada com um sistema de gestão escolar.

Ele garante mais eficiência, elimina erros e pode até ajudar a sua instituição a diminuir a inadimplência e aumentar a retenção de alunos. Quer entender como? Neste texto, veremos o que é um ERP, quais são as particularidades desse sistema para a gestão escolar e as principais vantagens que ele pode trazer para uma instituição de ensino. Confira!

O que é um ERP?

ERP é a sigla para Enterprise Resource Planning, ou Planejamento de Recurso Corporativo. Seu conceito surgiu nos anos 1990, para se referir à integração dos aplicativos de diferentes departamentos de um negócio, mas logo foi adotado também por escritórios governamentais e ONGs.

O ERP funciona mesmo na reunião das informações de todos os aplicativos ou ferramentas em uma única base de dados. Assim, seja qual for a tarefa que você precise fazer — de compilar um relatório anual detalhado a checar o status das contas a receber, por exemplo — ele coloca tudo o que você quer saber a um clique de distância.

As particularidades do ERP para instituições de ensino

Os ERPs são concebidos e entregues em módulos, pensados de acordo com as necessidades de cada organização. Portanto, da mesma forma que são utilizados por empresas de tamanhos, mercados, composições e modelos de negócio diferentes, também podem ser (e são) desenvolvidos para instituições de ensino.

Esses módulos são concebidos para facilitar o gerenciamento e até automatizar processos que envolvem tarefas repetitivas. Isso inclui:

• a aplicação de provas;
• o pagamento de salários de professores e funcionários;
• a organização de eventos de formatura;
• a emissão de certificados;
• a convocação de excedentes no vestibular, e assim por diante.

Além disso, contudo, o sistema de gestão de escolar também pode incluir os módulos “tradicionais”, que integram dados de RH, contabilidade, financeiro, compras etc.

Quais são as vantagens de um ERP como sistema de gestão escolar?

Os ganhos de tempo e eficiência já deixam o serviço de ERP na frente dos métodos tradicionais de administração escolar. Até porque gerenciar fundos, controlar o fluxo de caixa e emitir relatórios dá muito trabalho, especialmente quando requer juntar informações de diferentes fontes. A seguir, vejamos em mais detalhes as principais vantagens de um ERP acadêmico.

1. Integra informações

A principal vantagem do ERP para as empresas vale também para as instituições de ensino: integrar as informações dos diferentes departamentos de modo que toda a organização fale a mesma língua. A partir do momento em que o software de dois ou mais setores trabalham mais próximos e compartilhando dados, a instituição toda funciona de forma mais eficiente.

Um exemplo: ao usar um ERP para compartilhar informações entre RH e contabilidade, os seus funcionários não precisam digitar informações no computador mais do que uma vez. Esse método, inclusive, reduz erros.

Um sistema de gestão escolar feito com ERP mantém seus dados em tempo real. Ou seja, assim que as informações entram no sistema, todos os departamentos já ficam sabendo dela e trabalham com dados atualizados. Não é necessário mandar e-mails com uma nova planilha anexa, por exemplo.

2. Melhor o controle do fluxo de caixa

Ao melhorar a precisão dos seus dados, o gestor poderá abordar toda decisão com maior confiança, e isso inclui o fluxo de caixa. Todas as entradas e saídas estarão registradas no sistema de gestão escolar, com suas respectivas datas e quantias. Assim, fica mais fácil saber se determinada compra ou investimento pode ser feito, e quando, dado o volume e as datas das receitas advindas de mensalidades.

3. Agrega valor perante responsáveis e alunos

Uma instituição de ensino com um sistema de gestão moderno é uma instituição moderna, arrojada. Além de valorizar a marca da escola, o ERP facilita a vida de alunos e responsáveis, que ganham um sistema de qualidade para:

• consultar notas;
• conferir horários de aulas;
• emitir segunda via de boletos;
• comunicar-se com os diferentes setores de atendimento etc.

4. Personaliza o aprendizado

Os professores podem carregar qualquer tipo de material ao sistema, de onde estiverem. Exercícios, propostas de trabalhos, links, apresentações, capítulos de livros e resumos podem ser acessados até do celular, reduzindo a necessidade de fotocópias. Além disso, eles podem usar a plataforma para distribuir notas e avaliar tarefas.

Da mesma forma, os alunos têm acesso aos materiais de estudo a qualquer momento, e podem conferir horários de aulas e outras responsabilidades. Um catálogo on-line da biblioteca, por exemplo, permite reservas ou renovações de livros a qualquer momento. E o ERP ainda pode ser configurado para que alunos e professores se comuniquem por ele, fazendo revisões e tirando dúvidas.

5. Aumenta a retenção de alunos

O acompanhamento de rendimento mais próximo permite que professores e gestores ajam preventivamente para melhorar a retenção de alunos. Se alguém está faltando muito às aulas ou tirando notas baixas, é possível agir rapidamente e indicar aulas de reforço ou outras iniciativas pertinentes para evitar que esse aluno deixe a escola.

6. Diminui a inadimplência

Um sistema de gestão escolar integrado ainda oferece a produção de relatórios automatizados, e com eles, a possibilidade de identificar tendências. Assim, a instituição consegue evitar uma inadimplência antes mesmo que ela ocorra, por meio da detecção de comportamentos típicos de alunos inadimplentes.

Enfim, sabemos que a administração de operações básicas — como estoque, RH, finanças e outros serviços — pode parecer uma tarefa muito complexa. Ao mesmo tempo, uma instituição de ensino ainda tem suas necessidades próprias, como administrar provas, notas, horários e mensalidades. Mas, como vimos, um sistema de gestão escolar pode assegurar que a escola atinja a excelência em todos os campos!

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