Por que contratar um ERP Integrado?

Um ERP Integrado é a solução adotada por cada vez mais negócios que querem cortar custos, aumentar a eficiência e tomar decisões melhores.

ERP é a sigla em inglês para Enterprise Resource Planning, ou planejamento de recursos da empresa. Trata-se do gerenciamento integrado dos principais processos do negócio, geralmente em tempo real e com a ajuda de um software.

Neste texto, você entenderá melhor o que é um ERP Integrado, como ele funciona e em quais tipos de empresas e serviços ele pode ser empregado. Em seguida, conhecerá as principais vantagens de unificar as informações e atividades dos vários setores do negócio.

O que é ERP Integrado?

O ERP é antes de tudo uma disciplina da Administração. Trata-se de uma postura, um pensamento, gerenciar os diferentes setores e departamentos a partir de uma perspectiva unificada. Ou seja, o estoque atual de matéria-prima pode balizar uma decisão sobre fluxo de caixa; uma informação a respeito de ordens de compra serve para informar uma medida na contabilidade.

O termo ‘ERP’ ou ‘ERP Integrado’ normalmente é usado para se referir a algo mais específico: uma categoria de softwares de gerenciamento usados para coletar, armazenar, administrar e interpretar dados das diferentes atividades do negócio, como vendas, compras, produção, contabilidade, RH, governança, atendimento ao cliente etc.

Em geral, um ERP é uma suíte ou um pacote de aplicativos integrados, produzidos e, às vezes, instalados em módulos, de acordo com a necessidade da empresa. Por causa desse funcionamento em módulos adaptáveis, o ERP é adequado para praticamente todos os tipos de empresa.

Naturalmente, quanto mais complexa e mais setores diferentes ela tiver, maior será o benefício potencial do ERP. Mesmo negócios menores, no entanto, podem obter vantagens competitivas com o serviço ao conquistarem mais clareza em sua visão de negócio.

Quais as vantagens do ERP Integrado?

Nesta seção, você conhecerá melhor os principais benefícios deste tipo de solução.

Comunicação interna

Uma das vantagens mais fáceis de perceber do ERP é a facilidade com que os diferentes setores e departamentos da empresa passam a se comunicar. Todas as equipes alimentam, com seus respectivos dados, o mesmo sistema. Assim, os funcionários têm acesso às mesmas informações e passam a falar a mesma língua.

Quanto tempo, por exemplo, leva entre a redação de uma ordem de compra e a chegada do produto ao estoque? Como integrar melhor o trabalho de vendas e marketing? Essas perguntas podem ser respondidas com a ajuda do ERP Integrado.

Atendimento ao cliente

Por conta da centralização das informações, a empresa que usa um ERP fica em melhor posição para atender os clientes. Vendas, logística e SAC passam a visualizar o mesmo sistema e podem acompanhar com facilidade e precisão as encomendas.

O pagamento pelo produto foi efetuado? Ele estava disponível no estoque? Já está a caminho da casa do comprador? Se sim, saiu há quanto tempo? Todas essas informações ficam acessíveis de um mesmo painel. Se ocorrer algum problema, os funcionários da empresa podem rapidamente identificar sua origem e corrigi-lo.

Tomada de decisões

O ERP Integrado não ajuda apenas na administração do cotidiano da empresa; ele também tem sido fundamental para a tomada de melhores decisões para o futuro. Nas empresas, é comum a produção de muita informação e pouca business intelligence. Ou seja, dados sobre ativos, capacidade, controle de qualidade, supply chain, projetos, call center etc. estão todos dispersos por diferentes planilhas, programas e sistemas, muitas vezes inacessíveis aos gerentes de outras áreas.

Em suma, é como se RH, vendas, projetos e assim por diante funcionassem como organizações diferentes. Um ERP ajuda a gerência a enxergar com clareza como as coisas acontecem dentro da empresa, da aquisição de matéria-prima à confirmação de que a mercadoria chegou à casa do cliente. Fica mais fácil enxergar gargalos, como a falta de estoque.

Gráficos e informações consistentes em tempo real ajudam, ainda, a fazer previsões de vendas (e, portanto, otimização do inventário) e melhoram as oportunidades de colaboração entre os setores da empresa e também com parceiros (como fornecedores).

Erros humanos

Ao automatizar a alimentação de dados no sistema, o ERP Integrado contribui para a qualidade de informação e a redução de erros. Torna-se possível, por exemplo, fazer o rastreamento da origem da receita, a partir de documentos como ordens de compra e recibos.

O software também pode reconciliar ordens de compra (o que a empresa comprou), recibos de estoque (o que chegou) e contas (o que o fornecedor cobrou), detectando qualquer discrepância. Todos os módulos contribuem para tomar decisões com menos palpites e mais qualidade de informação.

Custos

As diferentes ferramentas do ERP contribuem para a redução de custos em várias maneiras:

• Eliminam a necessidade de sincronização entre diferentes sistemas— financeiro, marketing, vendas, RH, produção etc. — fazendo tudo em tempo real e de forma suave;
• facilitam a padronização de nomes e códigos de produtos, serviços e matérias-primas;
• protegem dados sensíveis ou confidenciais de sistemas diferentes numa única estrutura;
• fornecem uma base de dados em tempo real que permite detectar e corrigir problemas com mais agilidade, reduzindo o tempo e o número de telefonemas e mensagens necessários para que diferentes setores da empresa se entendam e possam agir;
• reduzem gargalos, permitindo, por exemplo, que a empresa gaste menos com manutenção de estoque e faça compras só quando realmente tiver necessidade;
• tornam mais transparentes os gastos de diferentes setores, permitindo identificar se algum departamento tem algum custo variável muito alto em relação aos outros e, portanto, pode trocar de fornecedor.

O ERP Integrado fornece uma visão atualizada e abrangente dos principais processos do negócio por meio de bases de dados comuns. Ele acompanha recursos, como fluxo de caixa, matéria-prima e capacidade de produção, e também o status de itens, como ordens de compra, vendas e folha de pagamento. Ao integrar diferentes sistemas, o ERP facilita transações, reduz a frequência de erros e aumenta muito a eficiência da organização.

O que achou do conteúdo? Quer ficar por dentro das melhores dicas em gestão digital, automatização de marketing, legislação em privacidade e muito mais? Então assine nossa newsletter.