Você conhece todas etapas para implementação de ERP?

O Sistema Integrado de Gestão Empresarial — ou, apenas, ERP (Enterprise Resource Planning), como é amplamente conhecido — é uma plataforma digital que visa eliminar os processos manuais nas empresas e diminuir o tempo gasto para a execução das mais diversas tarefas. Esse software tem sido a escolha dos mais diversos negócios, visto que otimiza bastante a operação e facilita o trabalho e controle dos gestores.

Mas, para que uma empresa melhore sua operação por meio dessa plataforma digital, é preciso passar por uma série de estudos, procedimentos e etapas para que a implementação seja concluída.

Neste artigo, você vai entender as etapas para implementação de ERP na sua empresa. Primeiro, vai conhecer as vantagens de um ERP para o seu negócio. Em seguida, a importância de respeitar essas etapas. E, por fim, vai saber um passo a passo para implementar o software. Boa leitura.

Quais os benefícios de um ERP para o negócio?

ERP é o gerenciamento integrado das principais atividades do negócio, normalmente em tempo real e por meio de um software. Esse programa coleta, armazena, gerencia e interpreta dados das várias atividades da empresa, como fluxo de caixa, matéria-prima, estoque, ordens de compra, folha de pagamento e assim por diante.

Ao ajudar no compartilhamento de dados entre os diferentes setores da empresa, o ERP aumenta a produtividade e a eficiência. Departamentos como produção, contabilidade, marketing e RH passam todos a falar a mesma língua, e a gestão consegue identificar como corrigir gargalos e melhorar sinergias.

Os funcionários ainda ganham tempo ao serem poupados da maior parte das tarefas envolvendo redigitar dados que vieram de outra área.

Qual a importância de respeitar as etapas para implementação de ERP?

Um ERP não é como a maior parte dos softwares, como o Microsoft Word e o Adobe Photoshop, por exemplo, que têm muitas funções, mas são basicamente idênticos para todos os usuários. Na verdade, qualquer ERP é sempre criado de forma customizada para cada empresa e montado em módulos de acordo com suas necessidades.

Para ocorrer um encaixe perfeito desses módulos, é essencial respeitar as etapas para implementação de ERP. Para que ele traga bons resultados, é preciso que as demandas da empresa e sua infraestrutura sejam cuidadosamente mapeadas antes, como veremos a seguir.

Da mesma forma, a equipe deve ser treinada — e as responsabilidades atribuídas — antes da realização de testes, a fim de essa fase ser relevante, e assim por diante.

Quais são as etapas para implementação de ERP?

Listamos agora as etapas, na ordem em que devem ser seguidas.

Análise de demandas

Antes de qualquer coisa, os gestores precisam saber que demandas devem ser atendidas. Em outras palavras, é preciso definir quais serão as funções do sistema ERP e o que ele precisa fazer.

Essa etapa é crucial para o sucesso do sistema na empresa. Por isso, é muito importante que os gestores se reúnam com todo o time, escutem os funcionários e entendam quais são as necessidades da empresa e como gerenciar os processos.

Conhecidas todas as demandas do negócio, pode-se escolher o software que melhor atenda às necessidades descobertas e iniciar o processo de implementação propriamente dita.

Mapeamento da infraestrutura

Conhecidas as demandas que devem ser atendidas com o uso do software, é preciso conhecer todos os detalhes da empresa e entender como o ERP será aplicado em cada área ou setor.

O mapeamento da infraestrutura da empresa envolve computadores, espaço físico e vários outros detalhes que sejam necessários e possam influenciar a implementação da plataforma integrada.

Ao realizar o mapeamento, é preciso estar atento também aos detalhes que carecem de melhoria e observar quais equipamentos devem ser adquiridos para a correta implementação do software.

Escolha do fornecedor

A partir do momento em que a empresa conhece a si própria e suas demandas, pode procurar no mercado os potenciais fornecedores do ERP, de preferência apresentando um bom briefing com as informações levantadas nas duas primeiras etapas.

Essa escolha pode levar em conta o perfil do fornecedor, sua reputação e a qualidade desse primeiro atendimento. Verifique, também, quais serão os canais de comunicação e suporte.

Customização do sistema

Obviamente, o sistema que atende perfeitamente uma empresa não será, necessariamente, o suficiente para o seu negócio. Por isso, após entender o que a companhia precisa alcançar com o uso do ERP, os gestores podem buscar a plataforma ideal para o negócio.

A customização do sistema ERP deve ser feita com bastante atenção e pode ser considerada um dos trabalhos mais difíceis ao implementar o software.

Personalizar a plataforma de forma que atenda perfeitamente a empresa é um processo longo e que carece do envolvimento de todos, visto que cada setor será responsável por apresentar suas necessidades e customizar a aplicação do ERP.

A customização do sistema é um processo que não se limita apenas ao momento da implementação, mas para todo o tempo em que ele será utilizado na empresa. Isso porque, conforme passar o tempo, o uso da ferramenta pode ser aperfeiçoado de forma a atender melhor o negócio.

Criação do SLA

Identificados os módulos que farão parte da plataforma num primeiro momento, é hora de redigir e definir um service-level agreement (SLA). Esse contrato entre a empresa e o fornecedor define aspectos do serviço, como a disponibilidade do programa e do suporte.

Um SLA típico informa a porcentagem do tempo em que o serviço deve estar disponível sem cair (por exemplo, 99% do tempo).Também traz qual o procedimento a ser seguido por cliente e fornecedor em caso de problemas.

Treinamento do time

Todas as pessoas que forem trabalhar com o software precisam conhecê-lo. Portanto, é de extrema importância que todos sejam devidamente treinados e orientados.

O sistema ERP só poderá proporcionar bons resultados à empresa se todos conhecerem suas funcionalidades e souberem como utilizá-lo.

Definição dos responsáveis por cada atividade

Com a equipe treinada na nova plataforma, uma das etapas mais importante para implementação de ERP é atribuir responsabilidades e delegar funções. É função da gerência definir quem ficará responsável em cada área por registrar informações no novo sistema e com que frequência.

Também é produtivo elaborar processos gerenciais padronizados para determinadas situações.

Por exemplo: se o setor de estoque visualizar pelo ERP que a demanda por uma certa mercadoria está aumentando rapidamente, eles devem avisar a quem? Quais procedimentos serão tomados depois? Quanto mais claras as respostas a cada variação nos dados, melhor.

Realização de testes

Durante a implementação do software ERP, devem-se fazer inúmeros testes para entender o funcionamento do sistema. Ao realizar simulações de tarefas e problemas, é possível conhecer o comportamento da plataforma e saber como utilizá-la em cada situação.

Acompanhamento de manutenção e suporte

Por último, para finalizar as etapas para implementação de ERP, é preciso acompanhar e avaliar a manutenção e o suporte proporcionados pela empresa fornecedora. Isso vai facilitar o aperfeiçoamento do uso do sistema na empresa ao identificar as maiores dificuldades.

Seguir as etapas para implementação de ERP é fundamental para garantir que esse novo sistema traga os melhores resultados para o seu negócio. Para além de ser um software, ERP é uma filosofia de administração, o gerenciamento integrado das principais atividades do negócio.

Com essas dicas em mãos, sua empresa estará preparada para fazer dessa inovação um grande sucesso.

Agora que você já sabe quais são as etapas necessárias para a implementação de ERP, divulgue este post no seu Facebook ou LinkedIn para que mais pessoas possam entrar nessa conversa sobre o maior aliado para a produtividade e eficiência das empresas.