Software de gestão para agência publicitária: realmente otimiza os processos?

Trabalhar com publicidade não é fácil. Os prazos para entregar os jobs são curtos e as demandas dos clientes por alterações são frequentes. Além disso, sempre fica a impressão de que há um gargalo entre a criação e o atendimento.

Nesse contexto, surge a ideia de adotar um software de gestão para agência publicitária. Será que um programa do tipo pode fazer a diferença em um negócio que trabalha com ideias em vez de mercadorias?

Os serviços de ERP (Enterprise Resource Planning ou planejamento de recursos da empresa) foram originalmente desenvolvidos nos anos 90, para integrar os diferentes setores de varejo e indústria. Assim, eles reúnem informações sobre logística, estoque, contabilidade etc. No caso do mercado criativo, alguns elementos do “mercado físico”, por assim dizer, estão ausentes.

A seguir, você vai conhecer a importância e os recursos que não podem faltar em um software de gestão para agência publicitária. Continue a leitura!

Por que as soluções de ERP são importantes?

A boa notícia é que as soluções de ERP e os outros softwares de gestão evoluíram muito nos últimos anos e hoje se adaptam às mais diferentes realidades de negócio. Elas ajudam a resolver problemas que provavelmente estão presentes em uma agência, como:

• falta de controle de gastos;
• ausência de processos gerenciais e métodos de gestão;
• dificuldade em consolidar e acompanhar as informações;
• tomada de decisão baseada em informações incompletas;
• arquivos gráficos dispersos em diferentes nuvens e arquivos;
• informações financeiras espalhadas em diferentes planilhas e sistemas;
• dificuldade com a gestão de projetos, o que resulta em plantões que atravessam a madrugada para entregar o job no prazo.

Quais recursos os softwares oferecem?

Abaixo, separamos as principais funcionalidades de um software de gestão para agência publicitária. Confira!

Gerenciamento de projetos

Como muitos gestores de agências são publicitários sem formação em gestão, é comum que a administração deixe a desejar. Prazos “para ontem”, sobrecarga de trabalho e tarefas perdidas, que precisam ser refeitas, são frequentes nesse ramo.

Um software pode ajudar a gerência a visualizar e administrar vários jobs simultâneos com facilidade, delegando tarefas e acompanhando o que já foi feito. Em vez de um único prazo, é possível marcar várias datas intermediárias para cada parte do serviço e monitorar o que está sendo feito. Caso algo não ande bem, a correção pode ser feita imediatamente.

Automação de marketing

Trata-se de um segredo no mercado, mas sabemos que boa parte do trabalho de publicidade consiste em tarefas repetitivas. Pense na administração do blog de um cliente. É preciso montar títulos e subtítulos, redimensionar fotos, criar tags e, depois, reproduzir esse mesmo conteúdo nos diferentes formatos de cada rede social.

Um software de gestão pode fazer tudo isso de forma automática. Basta produzir o conteúdo uma só vez e os robozinhos cuidarão de todo o resto, adaptando para os canais diferentes.

Outra função da automação está no e-mail marketing. Um software dispara mensagens automaticamente para o cliente que preencheu o carrinho no e-commerce e não efetuou a compra ou, então, convida as pessoas de certa lista segmentada para um evento. A agência pode se beneficiar (e muito!) da automação de e-mails para fechar mais vendas ou simplesmente poupar tempo.

CRM

A plataforma de Customer Relationship Management (CRM) é cada vez mais importante para todo tipo de negócio, sendo que sua adoção já é quase universal nas grandes redes de varejo. Mas talvez nenhum ramo se beneficie tanto quanto a publicidade, na qual a relação com o cliente é bastante próxima.

Um CRM ajuda a monitorar as interações entre cliente e agência por meio de diferentes canais: telefonemas, e-mails, SAC, compras etc. Como o mesmo sistema pode ser acessado por diferentes departamentos da empresa, toda a equipe passa a entender melhor o público e a falar a mesma língua.

Gestão financeira

Um dos grandes gargalos da “turma de humanas”, a (falta de) gestão financeira pode comprometer mesmo as agências mais bem-sucedidas em número e qualidade de clientes, como você certamente sabe. Portanto, o software de gestão para agência publicitária precisa ajudar nessa parte crítica para a saúde dos negócios.

Ele vai assegurar que a empresa tenha dinheiro em caixa para pagar dívidas e obrigações dentro do prazo, fazer um diagnóstico real de sua situação financeira e responder a perguntas como: “de quantos jobs precisamos até o fim do ano para alcançar a meta X?”.

Plataforma de pesquisa automatizada

O segredo para se manter competitivo no mercado é não ter informação de menos nem demais. Em tempos de Big Data, é comum a produção de uma grande massa de informação cujo significado para a tomada de decisão não fica claro.

Para ser útil, um software de gestão precisa contar com uma plataforma embutida de pesquisa que permita ao usuário obter as informações necessárias em poucos cliques. Se até nossas caixas de e-mail, uma das funções mais antigas da internet, têm plataformas de pesquisa, por que os sistemas modernos de gestão não teriam?

Relatórios simplificados

A máxima da publicidade sobre comunicar mais com menos também vale para a administração. Para tomar uma boa decisão, não é necessário ver informação demais, apenas o que é relevante.

Bons softwares de gestão conseguem produzir relatórios simplificados, já com gráficos fáceis de visualizar e entender, mas com os dados realmente primordiais. Outra vantagem é a produção desses documentos em tempo real, de modo que a decisão seja tomada com o que há de mais atualizado e sem a necessidade de produzir de slides ou apresentações.

O software de gestão para agência publicitária pode ser uma importante vantagem competitiva para encantar clientes e conquistar contas importantes. Na hora de uma negociação, mostrar que a agência usa um ERP e adota técnicas modernas de gestão deixa claro que a equipe está preparada para um excelente atendimento.

Além disso, as ferramentas vão facilitar o trabalho de todos os funcionários. Quem sabe com a maior produtividade a agência até reduza a frequência dos plantões que atravessam a madrugada?

Agora que você já sabe mais sobre a importância e os recursos de um software de gestão para agência publicitária, que tal descobrir tudo o que a NetSuite pode fazer por empresas do setor? Confira mais de perto as ferramentas dessa solução e assista a um vídeo que mostra como ela se aplica à realidade do publicitário!