Metodologia Lean: o que eu preciso saber sobre o tema?

O mercado exige das organizações métodos eficientes, capazes de atender as demandas do negócio e de seus clientes. Entre eles podemos destacar a metodologia Lean que, devido aos avanços tecnológicos, tem se mostrado bastante relevante em diferentes contextos. Sua principal característica é o foco na busca constante da eficiência, integração e colaboração.

Nesse post, vamos apresentar a metodologia e como ela pode ser uma grande aliada na gestão do negócio. Acompanhe!

O que é a metodologia Lean?

Em uma tradução literal, Lean pode ser entendido como algo enxuto. Trata-se de uma metodologia que visa estreitar e dinamizar processos, pois durante a cadeia de produção ocorrem vários desperdícios. Eles podem ser de dinheiro, tempo, entre outros recursos importantes para o andamento do negócio.

Quais os benefícios da metodologia?

Ao admitir que os desperdícios são reais e podem comprometer as operações, a metodologia busca reduzi-los ou eliminá-los, permitindo que os processos sejam “enxutos”.

O que gera mais produtividade, uma vez que ações desnecessárias não são mais realizadas, impactando positivamente na rotina do empreendimento. Aplicando a metodologia Lean o negócio tem como benefícios:

• melhoria da qualidade do atendimento;
• aumento da eficiência de processos;
• redução de custos desnecessários;
• redução de custos e de tempo em ações rotineiras;
• redução do tempo de espera;
• aumento da satisfação dos clientes e colaboradores.

Quais os primeiros passos para implementar a metodologia?

É importante registrar as informações para obter o controle dos processos e, a partir daí, entender o que é desperdício e se preparar para dinamizar, e estreitar as ações. Vamos aos pontos-chave da metodologia:

Dissemine a ideia

Em primeiro lugar, todos os colaboradores devem conhecer a metodologia e os benefícios que ela pode trazer. Nessa etapa é muito importante que eles sejam direcionados para atuar em sincronia, e que o intuito de simplificar seja prioridade em cada departamento.

Cada um deles precisa entender seu papel dentro dos processos internos, aumentando, assim, o comprometimento. Quando eles se sentem parte do projeto há uma maior adesão e a possibilidade de que todos possam interagir, sugerir e compactuar com as mudanças.

Elabore um projeto

Depois de identificados os pontos que exigem melhorias, o passo seguinte é tomar as providências para que as alterações funcionem. É o momento de definir objetivos e metas, elaborar um escopo do projeto, delegar responsabilidades, determinar os recursos necessários, definir prazos e cronogramas.

Inicie com processos mais simples

A metodologia prevê que as mudanças podem ocorrer a partir de avanços pequenos e interações contínuas as quais geram ações cumulativas capazes de gerar um resultado maior. Daí a importância de iniciar com processos pequenos, preferencialmente mais simples, que já se mostrem eficientes, mas que podem ser aperfeiçoados.

Após resolver essa questão passe para outras com maior grau de dificuldade, utilizando o que aprendeu para aumentar a dedicação e seguir adiante.

Adote uma ferramenta dinâmica

Muitos negócios se utilizam de vários sistemas, aplicativos e soluções, geralmente, apresentando uma função cada. As ferramentas podem até otimizar os processos, mas, em excesso, geram o efeito contrário e, em vez de simplificar, poderão complicar.

Para que o processo seja mais simples, é melhor  reunir tudo em uma mesma interface ou dar preferência para aquelas com o máximo de aplicabilidade. Dessa forma, é possível tornar as funções mais integradas, dinamizar o fluxo e reduzir as interrupções desnecessárias.

Como o objetivo é enxugar, o negócio deve contar com ferramentas que tornem a gestão eficiente e simplifique os processos.

Mantenha o acompanhamento e o controle

Quando aplicadas, as novas estratégias precisam ser acompanhadas com certa proximidade. O acompanhamento será um dos pontos que levará ao aperfeiçoamento e, consequentemente, ao sucesso. Daí a necessidade de mensurar dados e controlar o que for possível, se valendo de números, tabelas, previsões e estimativas.

Todos os negócios podem adotar a metodologia?

Sim, é possível implementar essa metodologia de trabalho em um negócio de qualquer tipo, contudo, é preciso ter controle, adesão da maioria, e um espaço destinado a reuniões sobre a melhoria de processos. Isso demonstra que a empresa está empenhada em aplicar a metodologia Lean, gerando mais interesse por parte dos envolvidos.