O que você precisa saber sobre gestão de processos organizacionais?

Para serem capazes de enfrentar a acirrada concorrência na disputa pela preferência de consumo, as empresas modernas precisam apostar em uma série de táticas diferenciais. Dirigir o olhar para a gestão de processos organizacionais é o primeiro passo para construir uma base estratégica de competitividade.

Caso ainda haja certa resistência em relação à importância de se atentar para os processos organizacionais, esse é o conteúdo perfeito para derrubá-la. Neste post, você também vai entender um pouco mais sobre a melhor forma de aplicar de monitorar os procedimentos, assegurando-lhes a eficácia. Vamos lá?

O que é e quais são os objetivos da gestão de processos organizacionais

Para oferecer os produtos e serviços que se propõe a comercializar, toda empresa precisa organizar suas etapas de produção e execução. Somente ao estabelecer padrões que possam ser facilmente replicados é possível entregar ao mercado uma solução viável e de excelência.

O gerenciamento de processos organizacionais, portanto, consiste essencialmente na definição e padronização de um conjunto de atividades que, quando bem executadas, promovem o crescimento da empresa e contribuem para a consecução de suas metas.

Os ditos “padrões” são também chamados de “processos”. Uma vez formatados e validados pelos gestores, devem descrever a rotina empresarial e controlar o fluxo produtivo, garantindo que as etapas previstas obedeçam aos critérios de qualidade previamente estabelecidos.

Não seria equivocado afirmar que o gerenciamento de processos organizacionais é, ele mesmo, um processo. Com a finalidade de contribuir para que a empresa alcance seus objetivos mercadológicos, a atividade demanda consistência e seriedade em sua implementação e continuidade.

Dicas para otimizar a gestão de processos organizacionais

A única forma de implementar de fato a gestão de processos organizacionais é fazer dela parte da cultura da empresa. Os líderes e gestores devem adotar as técnicas de gestão de processos organizacionais em suas rotinas e na rotina de suas equipes, além de buscar constantemente planejar, medir e melhorar os resultados.

Entre as melhores dicas para otimizar a gestão de processos organizacionais estão:

• manter os escritórios e áreas de trabalho limpos e organizados, para que qualquer coisa que perturbe o trabalho seja logo identificada;
• mapear as atividades e clientes que mais dão resultado para a empresa;
• redigir manuais e procedimentos padronizados para toda tarefa dentro da empresa e fazer com que os funcionários sigam os procedimentos à risca;
• definir as principais métricas a serem avaliadas em cada processo;
• tomar medidas para que as equipes e áreas da empresa trabalhem em conjunto.

Como é possível aplicar o gerenciamento de processos organizacionais

Como o próprio termo já sugere, a tarefa de controlar as operações da empresa requer um verdadeiro gerenciamento do trabalho. A aplicação do conceito perpassa pelo mapeamento de processos existentes, pela utilização de ferramentas de análise (diagramas, gráficos e fluxogramas) e pela constante atenção ao andamento operacional.

De forma prática, no que se refere às abordagens possíveis, a gestão de processos organizacionais contempla duas formas de trabalho: a funcional, na qual as rotinas são definidas e organizadas a partir da hierarquia; e a sistêmica, em que as tarefas seguem uma sequência lógica e integrada.

Dentre as metodologias utilizadas, vale citar a PDCA, fundamentada em planejamento (P, plan), execução (D, do), controle (C, check) e ação (A, action); e a BPM (Business Process Management), baseada na sistematização adaptável de rotinas.

A metodologia PDCA

A PDCA é um dos vários métodos de administração usados para a melhoria contínua de produtos e processos organizacionais. Ela se popularizou na indústria japonesa após a Segunda Guerra Mundial e hoje é aplicada no mundo inteiro.

Conheça a seguir as quatro fases que compõem o ciclo.

1. Planejar. O administrador ou sua equipe avaliam um processo atual ou desenham um processo novo, levantando hipóteses de como ele pode ser melhorado. O ideal é planejar mudanças ou etapas pequenas, de modo que a verificação dos resultados fique mais precisa.
2. Executar. O processo ou as pequenas mudanças são postos em prática e testados.
3. Controlar (ou verificar). O gestor coleta dados sobre os resultados e compara com aqueles esperados na fase de planejamento e também com os resultados que eram obtidos com o processo antigo.
4. Agir. Se a fase anterior mostrar que os resultados são melhores do que antes, então o processo alterado vira o novo padrão entre os processos organizacionais da empresa. Caso contrário, retorna-se ao padrão anterior. Se acontecer alguma coisa muito diferente da antecipada pela fase de planejamento, é necessário coletar mais informação antes de iniciar um novo ciclo PDCA.

A metodologia BPM

A BPM (Business Process Management) é uma disciplina com vários métodos para descobrir, analisar, medir, melhorar e automatizar processos de negócios. A BPM inclui o gerenciamento de projetos, e por isso não se confunde com este.

O ciclo de vida da BPM pode ser descrito nas 5 fases:.

1. Design. É a identificação de um processo já existente ou o desenho de um processo novo. Essa etapa inclui representar as etapas de um processo, os procedimentos operacionais padrão e os mecanismos de distribuição de tarefas.
2. Modelagem. É introduzir variáveis ou análises hipotéticas no processo. Responder a perguntas do tipo: “e se o custo da matéria-prima subir 20%”, ou “e se quisermos fazer o mesmo processo a 80% do atual custo”?.
3. Execução. É realizar o processo inteiro como desenhado e modelado. Algumas ferramentas permitem a automação do processo, como por meio de um software.
4. Monitoramento. É checar a produção de dados de qualidade sobre o processo executado. Por exemplo, com que rapidez a encomenda de um cliente é processada, ou quantas vendas foram feitas no mês passado. Em processos grandes ou complexos podem ser empregadas ferramentas de data mining e outras para coletar as informações necessárias.
5. Otimização. Consiste em identificar gargalos e oportunidades reais e potenciais no processo para cortar custos, reduzir o tempo de uma tarefa, aumentar a produtividade e outros benefícios para a empresa.

Quais os benefícios da gestão de processos organizacionais

Apenas ao analisar criticamente o cenário do negócio, identificando potenciais gargalos e definindo o escopo de trabalho adequado, o gestor terá segurança para formatar, disseminar e manter táticas de gestão realmente eficazes.

Dentre os benefícios mais evidentes desse tipo de gerenciamento, despontam a otimização de rotinas e recursos, a minimização do retrabalho, a redução das ocorrências de erro e o aumento na satisfação do cliente. Tais fatores que podem determinar se a empresa vai crescer ou fracassar.

Sendo assim, uma vez mais, ascende a necessidade de contar com ferramentas transparentes e robustas, as quais permitam o exame crítico de dados e favoreçam a tomada de decisão.

Para se manter competitivo e relevante, portanto, certifique-se de não negligenciar o potencial de seu negócio e jamais ignore a importância da gestão de processos organizacionais.

Achou este artigo interessante e quer aprender mais sobre quais ferramentas podem ajudar a gestão de sua empresa? Então, entre em contato conosco e vamos conversar sobre as soluções mais adequadas para seu negócio.