Software ERP ou Planilhas: conheça 3 prós e contras de cada

A tomada de decisão em uma empresa precisa estar baseada em dados para garantir a sua sobrevivência e crescimento no mercado, o que envolve a coleta e organização das informações. Para essa tarefa, muitos gestores financeiros recorrem a um software ERP ou planilhas. Qual dessas é a melhor opção?

Neste artigo, você vai conhecer as 3 principais vantagens e desvantagens das planilhas e do software ERP para tomar a melhor decisão. Confira.

Software ERP: prós

1. Acesso simultâneo de diversos colaboradores

Softwares ERP podem funcionar “na nuvem“, ou seja, armazenam as informações em pastas na internet, sem comprometer memória interna do computador. O acesso aos dados pode ser feito pelo notebook, tablet, smartphone ou qualquer outro dispositivo, desde que haja conexão com a internet.

Dessa forma, os colaboradores da empresa acessam um único arquivo, que estará sempre atualizado. É uma enorme vantagem sobre a planilha, que geralmente é acessível apenas com computadores da empresa.

Além disso, com o software, a empresa se livra de possíveis confusões com versões erradas do arquivo, com nomes como “planilha_final_atualizada2.xls”.

2. Automatização de processos

Se uma planilha consegue produzir gráficos, tabelas e cálculos automaticamente, o software ERP vai além.

Processos avançados da gestão contábil, gerenciamento da cadeia de suprimentos e relatórios que integram as diferentes áreas da empresa são algumas das suas ferramentas para acelerar o trabalho. O ERP é uma solução completa para a gestão da empresa e se adapta aos diferentes tipos de negócio.

3. Aumento da produtividade

Ao integrar as diferentes áreas da empresa por meio dos seus módulos, o ERP permite que todos os departamentos “falem a mesma língua”. O RH não precisa mais redigitar as informações que vêm da contabilidade, por exemplo.

Gargalos e problemas de sinergia são identificados com clareza e podem ser corrigidos rapidamente. Todas as equipes da empresa têm acesso instantâneo às informações e passam colaborar para os objetivos comuns.

Software ERP: contras

1. Custo de implementação

Softwares de ERP exigem investimento maior quando comparados às planilhas. A maioria das empresas já tem o Excel no Pacote Office ou adota solução semelhante de maneira gratuita na internet. Já o ERP é uma nova solução que necessita de planejamento financeiro e pesquisa.

Pode ser um software “produto”, com um custo fixo, ou um serviço (SaaS) quando o fornecedor cobra mensalidade ou anuidade. Além disso, a empresa precisa considerar tempo e custo para treinar os funcionários para o manuseio do novo sistema.

2. Disponibilidade de espaço físico

Essa desvantagem não existe para os ERPs que armazenam os dados na nuvem, poupando a capacidade do computador. Entretanto, quando exigem instalação, eles se mostram programas pesados, que precisam de bastante capacidade de processamento dos servidores da empresa.

3. Dependência da internet

O ERP na nuvem precisa de uma conexão com a internet para funcionar. Isso não costuma ser problema na maior parte das empresas, mas uma queda na conexão em um momento crucial, como às vésperas de um prazo, pode acarretar prejuízos.

Por isso, na adoção do ERP, é preciso que haja uma cobrança do setor de TI para manter o service-level agreement (SLA) com a companhia telefônica ou provedor de internet e, assim, garantir a maior disponibilidade possível e rápido restabelecimento em caso de queda de sinal.

 

Planilhas: prós

1. Funcionamento offline

As planilhas pertencem ao mundo pré-Internet e não requerem uma conexão com o mundo virtual para o seu funcionamento. Como a qualidade da internet no Brasil se distancia dos padrões internacionais, as planilhas acabam servindo como uma forma de garantir disponibilidade aos dados.

Transferidas para um pendrive ou para a memória do smartphone, elas podem funcionar em qualquer lugar (se você não esquecer o cabo). Quer mostrar a planilha no laptop de um cliente? Apresentá-la no datashow do congresso anual da empresa? A planilha estará lá, mesmo que a internet não esteja.

2. Sem custo de implementação

É praticamente certo que os computadores da sua empresa já tenham várias planilhas. Praticamente todos os funcionários têm noções básicas sobre o funcionamento do Excel e estão acostumados a criar um documento para fazer cronogramas, bases de dados de clientes, folhas de pagamento, tabelas e gráficos para apresentações.

Elas já são uma realidade há muito tempo nas empresas. Na escolha entre software ERP ou planilhas, acaba acontecendo que a segunda opção já é a escolha “padrão”. Escolher o ERP, por outro lado, requer planejamento, como abordado anteriormente.

3. Aceitação dos dispositivos

Arquivos do tipo csv (formato simples de armazenamento de dados para planilhas eletrônicas) podem ser lidos em praticamente qualquer dispositivo e por uma enorme variedade de programas.

Assim, embora sejam modelos “rudimentares” de análise, as planilhas funcionam em praticamente qualquer sistema e podem ser transferidas com facilidade, mesmo que a empresa, por exemplo, adote uma grande mudança no seu sistema.

Planilhas: contras

1. Baixa segurança de dados

A planilha é um arquivo frágil. Se houver um problema no computador, ela pode ficar inacessível por um bom tempo ou simplesmente se perder.

O arquivo pode ser corrompido ou acidentalmente deletado, o que pode representar um prejuízo definitivo, pois nem sempre a área de TI consegue recuperar a versão mais atualizada ou mesmo a planilha em si.

As informações na planilha também são vulneráveis. Um hacker pode acessá-las com facilidade e um funcionário mal-intencionado ou desatento pode deixar uma cópia cair nas mãos de quem não poderia tê-la.

2. Falta de suporte especializado

Usando planilhas, a empresa fica basicamente isolada. O suporte especializado, quando existe, é voltado para problemas estritamente técnicos sobre as limitadas capacidades da planilha e não é capaz de orientar os funcionários a como utilizá-la a favor do crescimento da empresa.

Já um software ERP é orientado para as demandas do negócio desde a sua implementação, com a escolha e construção dos diferentes módulos que melhor se adaptam ao mercado e necessidades do cliente.

3. Alto investimento de tempo

Planilhas são fáceis de usar a curto prazo, mas não é a solução mais produtiva. O registro dos dados é sempre manual e elas não possuem ferramentas automatizadas sofisticadas como as do ERP.

Por exemplo, em uma planilha, não é possível traduzir as informações de um setor da empresa para outro. O ERP, ao contrário, tem uma curva de aprendizado no início, mas em pouco tempo acelera enormemente a produtividade da gestão de dados.

Software ERP ou planilhas? Como vimos, existem fortes vantagens e desvantagens para ambas as opções. Diante da competitividade cada vez maior dos segmentos, é importante investir em uma ferramenta alinhada às práticas mais modernas para agilizar a dinâmica de trabalho da sua empresa.

Agora que você conhece as vantagens e desvantagens do Software ERP e das planilhas, não deixe de assinar a nossa newsletter para se manter atualizado com dicas úteis como essas diretamente do seu e-mail!