Por que processos gerenciais são importantes?

Tudo na vida fica mais fácil e produtivo quando a gente domina o processo. Lembra dos tempos de autoescola? Primeiro, é preciso aprender a sentar no banco do motorista, colocar o cinto, deixar a marcha em ponto morto e ligar o carro. Com o tempo, você aprende os vários processos para cada tarefa da direção, até que a condução fica suave, segura e pode seguir na direção que você quiser.

Com a sua empresa, funciona da mesma forma. A criação e a adoção de processos gerenciais permitem o melhor aproveitamento dos recursos e do tempo dos funcionários, mais sintonia entre as equipes e melhores resultados. Entenda, neste artigo, o que os processos gerenciais podem fazer pela sua empresa.

O que são processos gerenciais?

Os processos gerenciais são uma disciplina que envolve vários métodos para identificar, analisar, medir, melhorar e automatizar as tarefas, envolvendo a administração do trabalho e dos recursos dentro de uma organização.

Processos gerenciais se distinguem dos processos primários e de suporte, que envolvem os clientes da empresa. Quando falamos de processos gerenciais, estamos nos referindo apenas à administração “entre quatro paredes”, quer dizer, aquela que é feita dentro da empresa e que os clientes normalmente não enxergam (mas que, naturalmente, vai fazer diferença no trabalho que é entregue a eles).

Como qualquer processo, os gerenciais envolvem definições claras e indicadores. Eles incluem definições de responsabilidades, metas de vendas, e as formas padronizadas de realizar tarefas.

O que os processos gerenciais podem fazer dentro de uma empresa?

Processos gerenciais são fundamentais para aumentar a produtividade da sua empresa e evitar o aparecimento de, pelo menos, três tipos de problemas.

Ajudar as equipes a saber quem faz o quê

Todo mundo já teve a seguinte experiência: você telefona para certo setor da empresa, para tirar uma dúvida sobre uma ordem de compra, por exemplo, ou outra tarefa burocrática. Um funcionário atende e redireciona sua chamada para outro setor. Esse setor, então, transfere a ligação para outro, e assim por diante, até que a chamada volta para a primeira pessoa com quem você falou.

Os processos gerenciais evitam esse problema porque distribuem as responsabilidades de forma clara e deixam as equipes bem conscientes de quem deve fazer o quê.

Evitar gargalos e tarefas perdidas

Outro problema comum em empresas é a descoberta de certas tarefas que estão paradas há muito tempo. Um certo programa, ou projeto, previsto para ser entregue meses ou anos atrás, nunca foi realizado. Isso normalmente acontece porque a responsabilidade por aquela missão não foi distribuída de forma clara, e um setor achava que ficaria com o outro (e vice-versa).

Com processos gerenciais, sua empresa evita que tarefas e projetos fiquem esquecidos na gaveta.

Aumentar a uniformidade e produtividade

Em empresas maiores ou em rápido crescimento, é comum ocorrer “choques de cultura”: um certo setor faz uma tarefa de uma forma lenta e cuidadosa, documentando cada passo; já a filial, em outra cidade, ou o escritório, em outro bairro, procedem de forma rápida e sem burocracia.

O funcionário de um terceiro departamento da empresa, que está em constante contato com os outros dois, tem que parar o seu trabalho o tempo todo para tirar dúvidas, pois nunca tem certeza de como deve proceder.

Adotar processos gerenciais significa que existirão padrões, como “manuais de instruções”, para que todos saibam como fazer cada tarefa, e os colegas das outras equipes sabem o que esperar.

Como estabelecer processos gerenciais na sua empresa?

A adoção de processos gerenciais é feita em etapas. De forma resumida, os processos são desenhados, executados, monitorados e depois avaliados, para que o ciclo se repita e eles possam ser melhorados de novo.

Primeiro, projete o processo: delegue responsabilidades, atribua tarefas e defina as etapas e prazos que devem ser seguidos. Em seguida, veja o processo em ação e meça os resultados. Por fim, escute sua equipe e veja o que pode melhorar para que o processo fique ainda mais eficiente.

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