Reduzir custos na empresa: conheça 8 erros e mitos mais comuns

Em épocas de instabilidade econômica, é comum procurar formas rápidas de redução de custos na empresa. Ocorre que não há uma receita mágica e os gestores acabam fazendo cortes em pontos que comprometem as operações. Os mitos de demitir em massa e cortar os investimentos em marketing/publicidade são algumas das “soluções” encontradas.

Neste post listamos as principais ações equivocadas diante da decisão de diminuir despesas no negócio.

1. Prejudicar a qualidade do que é oferecido ao cliente

O cliente nota quando as empresas diminuem a qualidade dos produtos ou serviços que ofertam e podem buscar alternativas na concorrência. Diminuir a capacidade de manter os clientes atuais e dificultar a atração de novos serão duas consequências ruins para o negócio e que podem ser evitadas.

Pior ainda é a perda do lucro que, inevitavelmente, contribuirá para o insucesso do empreendimento. A redução de custos malfeita, portanto, leva à necessidade de mais cortes, em um ciclo vicioso.

O ideal é buscar formas de aumentar a produção/demanda e entregar soluções com características diferentes, mas que tenham um custo de produção menor (ou seja, mais margem).

2. Cortar investimentos em marketing e publicidade

Se você optou pela solução apresentada acima, não poderá deixar de investir em marketing. Um erro dos empresários é tentar reduzir custos diminuindo a produção, anúncios e demais investimentos. Ocorre que o marketing é fundamental para atrair novos consumidores e fidelizar os antigos.

Dessa forma, quando se deixa de investir (seja tempo ou recursos) nesse campo, os resultados param de surgir. Entre as alternativas mais viáveis estão a de segmentar as campanhas para que fiquem mais rentáveis e apostar em novos nichos com objetivo de gerar mais oportunidades de negócio.

3. Optar pela demissão como primeira saída

Além de comprometer as operações, demitir pode ser mais oneroso devido aos custos demissionais. A empresa pode desperdiçar talentos e profissionais comprometidos, causando também o pânico generalizado entre os colaboradores. Quando uma onda de demissões começa, os funcionários restantes passam a procurar alternativas de trabalho e reduzem sua motivação de continuar na empresa.

Embora as demissões possam ser necessárias, elas trazem efeitos colaterais bastante nocivos ao empreendimento. As alternativas incluem procurar reduzir a carga horária, alternar cargos ou oferecer o home office para a redução de custos operacionais.

4. Não revisar os processos operacionais

A redução de custos na empresa pode ser consequência de evitar gastos em determinados pontos, como também da revisão de processos. Trata-se de uma medida que deve ser tomada juntamente com os gestores e profissionais de todas as áreas da organização.

Processos de produção, de gestão e atendimento ao cliente, tudo pode ser revisado; porém é preciso focar no aumento da qualidade do que é oferecido ao cliente.

Alguns exemplos:

• reavaliar os processos de compras, procurando novos fornecedores e descontos;
• estudar formas de elisão fiscal, como a mudança do regime tributário;
• migrar as plataformas de atendimento ao cliente para um serviço online.

5. Implantar processos burocráticos

Na tentativa de reduzir custos, o empreendimento pode criar medidas burocráticas que visam o controle de gastos, sobretudo no cotidiano de suas atividades. Requisição para a compra de insumos essenciais, regras e formulários podem ser mais onerosos e comprometer mais tempo dos colaboradores. Desviar a atenção para esses pontos pode ser complicado e desperdiçar um tempo precioso.

6. Fixar percentual de corte para toda a empresa

Fixar um percentual único de cortes para todos os setores gera ineficiência. Enquanto um departamento consegue o feito, outro pode sofrer uma diminuição das atividades, comprometendo o negócio como um todo. Daí a necessidade de adotar critérios e metas realistas para reduzir custos na empresa.

7. Ver a tecnologia como custo e não investimento

Muitas administrações tradicionais enxergam a tecnologia como despesa, em vez de investimento, e é fácil entender o motivo. Os programas (software) e dispositivos (hardware) precisam de atualização constante, e nunca têm a vida útil que o departamento financeiro gostaria que tivessem. Além disso, alguns funcionários ou chefes de departamento parecem estar sempre pedindo a última novidade em tecnologia.

A verdade é que o investimento em tecnologia é o melhor caminho para que sua empresa possa se desenvolver em busca de um diferencial competitivo. Identificar e usar as ferramentas corretas permite que seus funcionários produzam muito mais em menos tempo. Para citar um exemplo, a Netflix no Brasil tem 50 funcionários e faturamento de mais de R$ 1,4 bilhão. É mais do que a receita do canal SBT, que emprega milhares de pessoas.

8. Não adotar um ERP

Empresas são organismos grandes e complexos. Em muitas delas, cada setor ou departamento funciona como se fosse uma organização única, com ferramentas diferentes e até metas conflitantes. Por isso, uma boa forma de chegar à redução de custos é analisar e verificar o funcionamento dos negócios com mais precisão; esse é o papel do ERP na empresa.

Um programa de ERP (Enterprise Resource Planning) serve para reunir informações e analisar possíveis gaps (gargalos) no funcionamento da instituição. Com isso, a administração pode identificar formas de melhor administrar vendas, produtos e pagamentos, levando à redução de custos.

Um exemplo: com um ERP na empresa, os diferentes setores passam a se comunicar entre si. O cadastro de um cliente ou os dados sobre uma venda são registrados uma única vez, e podem ser acessados online a qualquer momento. Reduzindo a demanda por tarefas burocráticas e repetitivas, o ERP abre caminho para a redução de custos.

Mais um exemplo: o ERP favorece as tomadas de decisões mais precisas e alinhadas com as necessidades do negócio. Ao integrar as informações dos diferentes setores em um só lugar, a administração pode desenhar estratégias melhores a respeito de demanda, por exemplo. Quando vendas e estoque conversam melhor entre si, ocorre a diminuição de despesas com o armazenamento e aquisição daquilo que tem menos chances de vender.

A redução de custos na empresa é um desafio constante em todas as organizações em busca de competitividade e eficiência. Um ERP na empresa oferece uma plataforma para cortar gastos de maneira inteligente em todos os setores e processos, e ainda melhorar as decisões estratégicas do negócio e o seu planejamento.

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