Gestão de mudanças e troca de ERP: como administrar?

Toda mudança envolve transtornos. Quando falamos de alterações em processos e sistemas de negócios, a transição pode ser ainda mais traumática. Por isso, é importante que você entenda o que é gestão de mudanças e como ela pode ajudar a sua empresa.

Para esclarecer esse conceito e saber qual a hora certa de trocar seu sistema ERP, continue a leitura deste post:

O que é gestão de mudanças

Gestão de mudanças (GMUD) é a maneira — ou, mais formalmente, a disciplina — pela qual a liderança das empresas prepara as pessoas, processos e tecnologias para uma determinada transição. Tal mudança pode ser tanto uma grande fusão quanto uma troca de sistema ERP.

Nas últimas duas décadas, as trocas têm sido cada vez mais necessárias e frequentes nas empresas. Para acompanhar o ritmo das inovações tecnológicas e da evolução do mercado, é necessário ter uma estrutura que permita alterações nos processos de negócios em um curto intervalo de tempo e com o mínimo de perdas.

Estudos apontam que, entre os principais motivos para o comportamento contrário à mudança dentro das organizações, estão:

• ausência de metas factíveis para mensurar o progresso;
• falta de comprometimento dos gerentes;
• comunicação falha;
• resistência dos funcionários;
• financiamento insuficiente.

Com base em outras pesquisas, a HBR estima que três em cada quatro processos de mudanças falham. Para evitar cair nessa estatística, você precisa entender qual o papel da gestão de mudanças e como implementar esse processo em um ambiente incerto, volátil, complexo e ambíguo.

Como a gestão de mudanças atua

Alguns especialistas defendem que a mudança deve se tornar parte da rotina da gestão, e não um evento extraordinário que requer técnicas avançadas e habilidades únicas.

A gestão de mudanças é a disciplina que define os objetivos da transição, estabelece os processos, acompanha a execução dos trabalhos atribuídos, aprende e propõe medidas para melhorar a mudança. São etapas comuns de qualquer gestão.

Tomando como exemplo a mudança para um novo sistema (ERP), a gestão de mudanças organizará a migração dos dados, adaptação do novo sistema ao ambiente e aos outros softwares utilizados, atribuição de tarefas aos funcionários e acompanhamento do desempenho.

Como saber que está na hora de trocar de ERP

Há diversos motivos que levam as empresas a considerar a troca do sistema ERP, desde o custo-benefícioaté a adoção de um programa mais adequado às expectativas de crescimento.

A escolha mais adequada para qualquer organização que esteja disposta a mudar o sistema é a busca por valor com foco em duas áreas: eficiência (corte de custos e racionalização) e reinvestimento.

Um software ERP é formado por módulos, como estoque, compras, faturamento, CRM e contabilidade. Por isso, é necessário verificar a compatibilidade, flexibilidade, capacidade de integração, robustez e ferramentas oferecidas tendo em mente o valor que será agregado após a mudança.

Como fazer essa mudança de forma eficiente e ágil

Defina um objetivo

Entender onde você está hoje e quer chegar após um determinado processo de mudança é fundamental para os próximos passos.

Verifique se o programa adere às rotinas do negócio

Um ERP deve se adaptar à empresa, e não o contrário. Para um custo-benefício favorável, veja se os módulos do novo sistema atendem às suas necessidades e não inviabilizam nenhuma função executada pelo anterior.

Um exemplo é a geração de notas fiscais: se o novo software não contar com esse módulo, você precisará contratar uma ferramenta externa.

Adote uma estratégia de implementação

Estabeleça as etapas para a adoção do novo software na empresa. É importante que as fases sejam descritas com clareza e bem comunicadas quando forem concluídas.

Atribua funções

A mudança depende das pessoas. Delegue os trabalhos de maneira clara para que os funcionários entendam o que deve ser feito e o que se espera deles. Caso contrário, esse poderá ser o maior foco de resistência à mudança.

Qualquer decisão empresarial deve ter em vista o crescimento do negócio, o que pode exigir a modificação em processos e sistemas internos. Apenas com uma gestão de mudanças é possível realizar essas alterações com o máximo de eficácia e o mínimo de perdas.

A mudança nos negócios está intimamente associada à escalabilidade. Entenda esse conceito e saiba como aplicá-lo à sua empresa!