Entenda o funcionamento do Business Process Management (BPM)

O Business Process Management (BPM) é um modelo de gestão corporativa horizontal, ou seja, que atinge todos os departamentos e tem como foco as operações. Em uma indústria, por exemplo, as numerosas tarefas da cadeia produtiva formam um emaranhado muito complexo. Isso dificulta a visão dos gestores sobre fatos e números.

Contudo, ferramentas tecnológicas fundamentadas em BPM modificam essa realidade. Esses softwares levam inteligência de TI para o dia a dia. Assim, o fluxo de trabalho se movimenta com mais fluidez e sucesso. Na prática, a combinação BPM com plataforma de BPM permite ampliar a vantagem competitiva e o índice de rentabilidade.

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O que é o Business Process Management?

Adiantamos um pouco sobre o conceito de Business Process Management, explicando que é uma maneira de administrar, uma linha de gerenciamento. Com essa filosofia, são aplicadas diversas medidas ao mesmo tempo, sempre com foco em alinhar e realinhar os processos. A intenção é que toda a rotina produtiva seja executada em plena sincronia com aquilo que o cliente quer.

No entanto, isso não é simples: o mercado é extremamente dinâmico. Por isso, o desejo de um consumidor, hoje, pode não ser mais o mesmo amanhã. Nesse cenário, o BPM é algo que nunca termina. Dizemos, inclusive, que ele busca a melhoria contínua dos processos. Desse modo, a metodologia é um investimento de longo prazo, embora ofereça benefícios em curto tempo.

Como funciona o BPM?

O BPM faz a aderência entre as táticas de gestão e os anseios do público-alvo. Para obter essa cadência, é necessário levar um padrão para todas as operações. Assim, as atividades e os diferentes setores recebem estruturação alinhada ao mercado e entre si.

Você pode dizer: “isso, qualquer método de gestão busca”. Mas existe uma grande diferença. Nos sistemas tradicionais, o aperfeiçoamento, quase sempre, acontece em cada uma das alas da empresa. O resultado é que os benefícios são colhidos em áreas isoladas.

No entanto, com o BPM, o parâmetro definido transpassa todos os setores. Assim, vendas, recursos humanos, logística e similares vão andar conforme um mesmo paradigma, mantendo as peculiaridades de cada serviço ou trabalho, evidentemente.

Mas como se consegue isso? Por meio do monitoramento de indicadores de performance. Com essa vigilância, é viável desenhar e redesenhar o fluxo produtivo global — inclusive, com algumas operações externas — com bastante maleabilidade.

Quais são as áreas de conhecimento do Business Process Management?

Para viabilizar o BPM, ele é dividido em 9 áreas de conhecimento que se conectam e se beneficiam de forma contínua. O objetivo é simplificar a aplicação da disciplina no cotidiano empresarial. Observe o resumo que preparamos, a seguir.

1. Gerenciamento de Processos de Negócio

São definidos os processos globais, incluindo toda a estrutura, de ponta a ponta. Assim, é possível perceber qual deve ser a essência da forma de trabalho em todas as áreas. Ou seja, nesse tópico, serão levantados quais são os fatores decisivos para conduzir o negócio ao sucesso.

2. Modelagem de Processos

Já na modelagem de processos, são feitos diálogos sobre o formato das operações e sobre as técnicas que serão aplicadas. Também faz parte dessa seção a reflexão sobre as ferramentas necessárias para alcançar os objetivos.

3. Análise de Processos

Nesse segmento do BPM, o time tenta compreender os processos em andamento. Para tal, uma detalhada pesquisa é colocada em prática. Dessa forma, é possível detectar problemas e potencialidades. Isso vai ajudar na formulação dos processos futuros.

4. Desenho de Processos

Aqui, são elencadas as especificações que levarão a empresa em direção aos propósitos do negócio. Ou seja, a equipe vai desenvolver os planos, definir as diretrizes de implementação e estabelecer as regras de cada operação e atividade.

Nesse campo do BPM, o time deve refletir sobre responsabilidades, metodologias, aderência às metas e gerenciamento disso tudo.

5. Gerenciamento de Desempenho de Processos

Trabalha o acompanhamento oficial do BPM. Assim, rastreiam-se indicadores e resultados são enxergados. Mais tarde, esses dados vão embasar escolhas como o descarte ou a correção de um processo.

6. Transformação de Processos

A transformação de processos foca esforços para descobrir eventuais necessidades de alterações nos rumos. Essa área do BPM investiga se determinada operação está dentro de seu ciclo de vida e realmente satisfazendo os intuitos corporativos.

7. Organização de Gerenciamento de Processos

Esse ramo do Business Process Management aborda o papel das boas práticas, define atribuições e estrutura o formato de trabalho. Aqui, também é debatida a concepção do Centro de Especialização/Excelência em BPM.

8. Gerenciamento de Processos Corporativos 

O Gerenciamento de Processos Corporativos tem como meta aumentar o desempenho de forma contínua. Para tanto, esse campo de conhecimento seleciona metodologias e instrumentos para mensurar os níveis de maturidade da empresa.

9. Tecnologias de Gerenciamento de Processos de Negócio

Nesse módulo de trabalho, é definida uma verdadeira TI estratégica para o negócio como um todo. Assim, serão pesquisadas possíveis soluções e ferramentas que viabilizarão as outras áreas de BPM. Um dos destaques são os diálogos sobre automação dos processos.

Quais são os ciclos dessa abordagem gerencial?

Na linha de BPM, foram estabelecidos alguns ciclos para colocar esse enfoque administrativo em prática e, ao mesmo tempo, permitir a sua melhor compreensão. Observe, a seguir, algumas dessas etapas.

Identificação

Também conhecido como mapeamento, esse ciclo é caracterizado por uma pormenorizada análise do processo atual. Depois desse estudo, o software de BPM transforma dados aleatórios em documentos coerentes e com visualização didática. Assim, esse verdadeiro raio-X vai contribuir para encaminhar os próximos ciclos com maior segurança e eficiência.

Padronização

Um padrão é estabelecido para todas as operações a fim de assegurar o melhor método possível para a realização do trabalho. Essa repetibilidade reduz erros e aumenta a velocidade dos processos. No entanto, ela requer constantes reavaliações e correções para não perder o foco, isto é, a vontade do público-alvo.

 Melhorias dos processos

São feitos ajustes incrementais nas atividades para garantir que elas entreguem valor ao cliente lá na ponta. Isso é importante para obter a flexibilidade necessária ao atendimento das expectativas do consumidor.

Otimização dos processos

Já a otimização dos processos é definida como a fase em que o conjunto de atitudes para ampliar a performance do negócio é executado. 

Quais são os benefícios do Business Process Management?

A implementação de BPM por meio do suporte tecnológico entrega muitas recompensas para a gestão e para os resultados corporativos. Primeiramente, os líderes obtêm uma visão panorâmica de todos os fenômenos, índices, taxas etc. Veja alguns exemplos de ganhos:

• aumento da produtividade: gargalos e falhas recebem os devidos tratamentos de modo dinâmico e fundamentado em dados concretos;
• transparência: o software BPM coleta e armazena dados e eventos, que ficam acessíveis para os gestores. Assim, ganha-se maior clareza e objetividade;
• ampliação dos controles: oprograma acompanha todos os indicadores de desempenho em tempo real, oferecendo rastreabilidade e documentação para tudo que acontece no sistema produtivo. Assim, conquista-se mais governança administrativa;
• redução de custos: a disciplina de BPM permite eliminar as falhas da cadeia produtiva, identificando e exterminando retrabalhos, redundâncias, desperdícios e inconformidades. Assim, a política de redução de custos ganha um fluxo mais espontâneo e rápido.

Por que associar ERP e BPM?

Ainda é bastante comum encontrar no mercado companhias com dificuldades para enxergar seus processos de ponta a ponta, em tempo real. Isso acontece devido à complexidade das operações, que envolvem quantidade exorbitante de dados e episódios.

Nesse contexto, aliar um software de BPM a um sistema ERP (Enterprise Resource Planning ou Sistema Integrado de Gestão Empresarial) resolve essa falta de visão com bastante consistência.

Assim, o ERP conecta os vários setores e departamentos, coleta, armazena e dá um tratamento para as informações. Dessa forma, conteúdo desconexo passa a revelar sentidos. Por sua vez, o BPM faz a orquestração de processos.

Só que existe uma limitação muito frequente: o ERP exige uma enormidade de regras e sua alteração implica em tempo e dinheiro para fazer as adequações necessárias. Nesse contexto, já que você chegou até este ponto da leitura, vamos apresentar o NetSuite.

Você já ouviu falar dele? Trata-se do primeiro ERP do mundo a operar em cloud. Com essa característica, ele oferece uma implementação muito veloz e inteligente. Essa solução integra alas e pessoas, além de permitir um melhor gerenciamento de todo o cotidiano do negócio.

Em outras palavras, o BPM rastreia e ordena os processos por meio de simulações e acompanhamento minucioso de indicadores. Por sua vez, o NetSuite executa os workflows e faz a reposição das informações.

Portanto, o Business Process Management é uma abordagem de gestão interdepartamental focada em suas operações. Assim, ao aplicar esse estilo na sua organização, é possível encontrar o caminho para a melhoria contínua de forma objetiva e rápida.

Com softwares fundamentados nessa disciplina administrativa, a empresa ganha um enorme potencial competitivo com agilidade. Desse modo, torna-se viável aumentar o lucro e reduzir as despesas. Como consequência, o gestor conquista maior visibilidade junto à diretoria e aos investidores.

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