A sua empresa está preparada para o trabalho remoto?

Durante o período em que o mundo vivencia, grande parte da população teve que passar a desenvolver suas atividades por meio do trabalho remoto. A modificação do modo de laborar evidenciou variadas especificidades que surgiram ao longo dos meses para empresas que mantêm seus colaboradores em home office.

Esse meio de atuação precisa que os trabalhadores tenham acesso à internet e a máquinas de eficientes, por exemplo, contudo, isso não é uma realidade para todos os envolvidos. Para os países da América Latina, esse método de trabalho ainda está em uma fase de aceitação, mas com o avanço do coronavírus, a cada dia se torna mais bem aceito no meio corporativo.

Pensando nisso, preparamos este texto para informar quais são os problemas e como orientá-lo na preparação de sua empresa para o trabalho remoto. Continue lendo e confira!

Segurança das informações

Tornou-se bastante comum para os trabalhadores utilizarem seus próprios dispositivos pessoais para realizar suas atividades laborais, ou seja, sem o suporte necessário da companhia para manter a segurança dos dados.

Essa situação pode causar problemas para empresa, já que a maioria dos usuários trabalham com muitos arquivos e, dependendo da situação, pode ocorrer a perda ou até mesmo a exposição da confidencialidade de informações.

Nem todo funcionário recebeu treinamento adequado para manter os dados da empresa com total segurança. Por isso é preciso que haja o uso de soluções eficientes que permitam que o trabalho remoto se torne mais seguro para quem trabalha em casa.

Falta de comunicação

A diminuição da integração pode provocar dificuldades na comunicação entre equipes de trabalho. Ou seja, colaboradores que apenas dialogam via e-mail ou aplicativos de troca de mensagens podem resultar em diminuição de produtividade ao longo do tempo.

Como o trabalho remoto pegou uma boa parte das companhias de surpresa, diversos colaboradores ainda não têm aptidão em comunicação à distância. Isso pode acarretar a uma falta de clareza, respostas atrasadas, má compreensão e desorganização das atividades.

Dessa maneira, a gestão de equipes remotas fica complicada, uma vez que não existe um encontro presencial. Por isso, é importante contar com ferramentas adequadas a fim de otimizar o monitoramento dessas equipes e melhorar as tarefas diárias de todos os envolvidos.

Tecnologia obsoleta

Como já ficou claro, o que permite que as pessoas trabalhem de forma remota é a tecnologia. Dessa forma, para a empresa que pretende adotar esse método para os seus colaboradores como uma forma de dar andamento nas atividades do negócio, é preciso disponibilizar as ferramentas corretas para a equipe.

Sendo assim, é necessário que a empresa adote um sistema de gestão na nuvem. Será essa solução quem fará o papel de uma central de inteligência e todos os colaboradores devem ter acesso de qualquer lugar.

Você também pode inserir uma aplicação de armazenamento em nuvem, fazendo com que todos os arquivos da companhia fiquem acessíveis para o trabalho remoto. Após isso, é interessante que o empreendimento conte com uma ferramenta de colaboração que incentive o desenvolvimento de projetos e ideias, tudo de forma on-line. Adicione aplicativos para o controle de horários dos funcionários, de videoconferência e de servidores de e-mail.

Processos inadequados

No decorrer da pandemia, muitas empresas estão percebendo que está acontecendo uma queda de produtividade dos seus colaboradores que estão no trabalho remoto. Isso não é nenhuma novidade, uma vez que é normal os funcionários não utilizarem procedimentos e seu tempo de forma correta quando estão em casa. No entanto, isso precisa ser mais uma exceção do que uma regra quando o assunto é home office.

Para resolver esse tipo de situação, não é preciso invadir a privacidade alheia e ficar gerindo o tempo da sua equipe remota. A melhor forma de assegurar que todos cumpram com suas atividades de modo eficiente é criando metas e prazos de entrega bem claros.

Uma boa maneira de colocar isso em prática é contratar o trabalho por horas, uma vez que isso remete a uma ideia concisa de quanto tempo será preciso para completar uma atividade. Existem algumas ferramentas de gestão que são capazes de otimizar esses objetivos da empresa de maneira muito mais eficaz.

Gestão ineficiente do tempo

A gestão ineficiente do tempo é um problema que afeta tanto gestores como os trabalhadores. Mesmo que esses colaboradores tenham um aproveitamento consistente atuando de forma remota, eles podem acabar se sentindo pressionados para demonstrar eficiência no serviço. Isso pode acarretar um excesso de atividades, má gestão do tempo e até mesmo estresse mental.

Assim, é de competência do gestor evitar que aconteça algum desgaste, dialogando com seus colaboradores. É interessante criar uma prática constante de conversas com a equipe sobre suas tarefas diárias, além de enviar mensagens para que todos os envolvidos saibam exatamente qual é o começo e o fim do expediente de trabalho.

Interrupções

A aptidão para focar em um trabalho é um dos problemas de quem trabalha de forma remota. Ainda assim, eles sabem que é preciso responder imediatamente a quaisquer solicitações recebidas. Sejam por meio de um aplicativo de mensagens ou e-mail, o colaborador checa constantemente se novas mensagens surgiram.

Contudo, cada uma dessas interrupções pode fazer com que toda a atenção seja perdida. Por isso, é fundamental que os trabalhadores separem um tempo específico apenas para se comunicarem, exceto em situações emergenciais.

Outra questão relacionada às interrupções envolvem o trabalho realizado em casa. Por mais que o colaborador tenha um espaço específico para desempenhar suas atividades, ele não é restrito a membros da família que, de alguma maneira, acreditam que você deve estar disponível para o que eles precisarem.

Por isso é importante manter o foco no que estiver fazendo, além disso, a empresa precisa aconselhar e orientar para que cada um faça a sua parte a fim de evitar prejuízos para todos os envolvidos nesse processo.

Falta de feedback

Uma das melhores formas de ampliar o envolvimento dos colaboradores é atribuir um feedback consistente, mas, ao mesmo tempo, construtivo. Isso não pode ser deixado de lado quando se fala em trabalho remoto e, por isso, a empresa deve estar atenta e falar sobre com o profissional sobre qualquer ação que efetuarem.

Enfim, diversas organizações tiveram facilidade em se adaptarem ao trabalho remoto, como é o caso das startups. No entanto, é preciso estar atento a essas questões para que não ocorra problemas indesejados na empresa durante a atual fase em que vivemos.

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