Como um ERP pode ser uma arma a favor da otimização da gestão fiscal?

Gestão fiscal significa que sua empresa gasta legalmente menos dinheiro com impostos. Isso se dá por meio de duas práticas básicas: assegurar que exista dinheiro em caixa para cumprir as obrigações no prazo, eliminando o custo de juro e multas; e identificando oportunidades de elisão fiscal, como adotar o regime tributário mais vantajoso.

Tudo isso soa fácil na teoria, mas sabemos que na prática não é bem assim. A gerência, na maioria das empresas, está sobrecarregada, tem dificuldades na gestão de projetos e vive apagando incêndios, com pouco tempo para organizar e planejar as despesas. O resultado é que a empresa gasta mais do que deveria com tributos.

Como se não bastasse, o assunto já é muito complexo. A carga tributária no Brasil é pesada, a variedade de impostos é grande, e a legislação está em constante mudança. É preciso um esforço contínuo para monitorar a situação contábil da empresa e assegurar que ela dê conta de pagar as obrigações em dia.

Neste artigo, você entenderá como um ERP pode otimizar os processos de gestão fiscal na sua empresa, contribuindo para fazer mais trabalho em menos tempo e gastando menos.

Melhorando o controle do fluxo de caixa

O fluxo de caixa é um dos indicadores mais importantes da saúde do negócio. Ele nos mostra se, em determinado período de tempo, entrou mais dinheiro do que saiu (e vice-versa). Mas esse conceito aparentemente simples é uma dificuldade em muitas companhias.

Para medir o fluxo de caixa de forma confiável, é preciso registrar e somar todas as receitas e despesas do negócio: notas fiscais, ordens de compra, folha de pagamento, benefícios trabalhistas, aluguéis, conta de luz, empréstimos, etc.

Em muitos casos, os diferentes recibos estão espalhados pelos vários departamentos, e a contabilidade não tem acesso imediato ao que o estoque ou o RH estão fazendo. Com um ERP, todas as informações contábeis ficam integradas em único painel. Assim, fica mais fácil responder a pergunta “teremos dinheiro no dia X para pagar aquele imposto?”. Um “sim” evita juros e multas.

Monitorando a emissão das notas fiscais

As notas fiscais são o combustível de qualquer negócio. Elas representam a entrada de receita, que é o que mantém a empresa funcionando e, quem sabe, geram lucro. São fundamentais para o fluxo de caixa, de que falamos acima.

Mas elas também cumprem outras funções. Notas fiscais precisam comunicar-se com o estoque, para garantir a baixa correta dos produtos no inventário. A soma do faturamento é importante para a gestão fiscal, já que pode afetar a quantidade de imposto a ser pago (em regime de lucro real, por exemplo).

Um ERP integra a emissão de notas fiscais a todos esses departamentos. É como se as notas virassem funcionárias da empresa, passando a trabalhar para a gerência no fornecimento de informações.

Controlando melhor as despesas

Um ERP permite a visualização em tempo real dos processos, das receitas e das despesas da empresa. Isso pode ajudar a gestão fiscal a identificar oportunidades de cortar gastos. Vamos dar um exemplo: atualmente, o negócio compra todo começo de mês um determinado insumo, cujo estoque está acima do necessário.

O software pode ajudar a gestão a entender que a compra pode ser feita no fim do mês, preservando o fluxo de caixa antes do 5º dia útil. A discriminação da carga tributária nas despesas também pode ajudar a economizar. Talvez o negócio compre um produto de certo estado com ICMS muito elevado e possa substituí-lo por mercadoria de outra origem.

Integrando as informações tributárias

As alíquotas e regras tributárias não apenas variam muito para cada município e estado (e país, se sua empresa importa ou exporta), mas estão constantemente mudando. É praticamente impossível assegurar que o imposto será calculado e pago corretamente todas as vezes, ao menos de forma manual. Para dar um exemplo recente, podemos falar da mudança nas regras do ICMS para e-commerce.

Se a gestão fiscal não souber o imposto correto, pode acabar pagando a menos (expondo a empresa a multas e outras sanções) ou a mais (prejuízo imediato). Mas o fardo do cálculo certo é do negócio, não do Fisco. Um ERP ajuda a empresa a integrar as informações e a comprar, vender e revender produtos tributados em alíquotas diferentes, bem como entrar numa supply chain que exija recolher impostos diferentes ao longo do caminho.

Automatizando os cálculos

O compliance (cumprimento) com as regras tributárias é um desafio para empresas de todos os tamanhos, seja na hora de calcular o imposto, identificar oportunidades de isenção fiscal ou manter ferramentas para assegurar que passariam tranquilas na “malha fina”.

Um ERP pode ser programado para fazer os cálculos automaticamente, assim que são emitidas as notas fiscais (por exemplo), abastecendo a gestão fiscal com as informações necessárias. Isso não apenas elimina a chance de erro humano nos cálculos como torna o trabalho da equipe de contabilidade muito mais eficiente.

Aumentando a segurança

A gestão fiscal não tem apenas a responsabilidade de calcular quanto imposto a empresa deve, mas também de armazenar os documentos para o caso de uma inspeção do Fisco. Ela precisa ter na ponta dos dedos os registros que a permitam prestar contas de tudo o que ela pagou e deixou de pagar e o porquê.

Um ERP é a melhor solução para esse desafio, porque as informações ficam consolidadas em um só lugar e “na nuvem”, ou seja, em servidores externos seguros, em vez de nos computadores da empresa. A gerência pode dormir tranquila sabendo que há backups de todos os dados fiscais.

O ERP é o que há de mais avançado e produtivo em administração para todos os departamentos do negócio, inclusive na gestão fiscal. O NetSuite, por exemplo, é a escolha nº 1 para executar aplicativos de gestão na nuvem, atendendo às exigências comerciais de empresas de todos os tamanhos, em cada etapa do crescimento.

Ao aplicar uma solução dessas, sua empresa logo estará vendo como pode crescer mais, gastando menos dinheiro com impostos. Vamos conferir na prática como a gestão fiscal da sua empresa pode melhorar? Entre em contato com a gente e entenda o que o ERP nº 1 na nuvem pode fazer pelo seu negócio.