4 razões para otimizar o relatório gerencial com softwares!

O sucesso e a longevidade de um negócio dependem em grande parte de sua habilidade em coletar, processar e interpretar informações de muitas fontes diferentes. A produção de um relatório gerencial eficaz vai muito além da mera coleta de dados, envolvendo uma ampla variedade de técnicas para fornecer à administração informações valiosas que vão ajudar a tomar decisões melhores.

Relatórios gerenciais a respeito de estoque, produção e vendas têm relação direta com o sucesso da empresa e devem ser produzidos e avaliados de forma consistente para identificar tendências, oportunidades e problemas.

Contudo, na medida em que um negócio produz quantidades cada vez maiores de dados, também cresce a dificuldade de encontrar tempo para filtrar as informações importantes, avaliar o que interessa e produzir conclusões.

Neste artigo, você vai entender melhor o que são relatórios gerenciais e qual sua utilidade para a elaboração de estratégias mais eficazes para o negócio. Em seguida, vai conhecer as quatro principais razões para investir em softwares para otimizar esses relatórios. Ao final, vai conhecer os principais tipos de relatório gerencial usados nas empresas.

O que é relatório gerencial?

Um relatório gerencial é uma fonte de business intelligence que ajuda os líderes da empresa a tomarem decisões melhores. Portanto, ele não é um mero registro de informações e gráficos. Ele precisa ser útil para o desenvolvimento de estratégias.

Esse tipo de relatório coleta dados de diferentes departamentos da empresa — acompanhando indicadores-chave (KPIs) — e os apresenta de forma clara e fácil de entender. Basicamente, um relatório gerencial mostra o valor do negócio em um período de tempo específico ao revelar informações financeiras e operacionais. Ele também permite um diagnóstico sobre a saúde da empresa, capacitando a administração para achar o caminho certo e assim aumentar a eficiência e manter a competitividade.

Relatórios gerenciais podem ajudar a empresa a definir:

• quais gerentes têm melhor e pior desempenho;
• quais produtos ou serviços dão melhor resultado;
• quais são os principais riscos e oportunidades;
• o que falta fazer para atingir metas de vendas;
• como melhorar o controle de gastos;
• onde estão os principais gargalos, por exemplo, entre marketing e vendas ou entre vendas e estoque;
• como está o desempenho da empresa em relação a benchmarks, regulamentações e outros padrões;
• como entender o desempenho de funcionários do mesmo setor (e tomar decisões em RH, como promoções e demissões).

Quais são as principais razões para usar tecnologia para otimizar o relatório gerencial?

Quando feito de forma correta, o planejamento estratégico transforma a visão de hoje no resultado de amanhã. Para alcançar os objetivos de forma eficiente, as empresas precisam de um sistema de gerenciamento que as ajude a implementar seus planos. Um bom sistema é a fundação de uma execução bem-sucedida das estratégias.

Um bom software possibilita a produção de relatórios estruturados e programados para gerentes específicos, ajudando a empresa a acompanhar desempenhos, identificar tendências e alinhar as atividades das equipes às metas estratégicas.

Vamos conhecer as principais razões para adotar um software para otimizar os relatórios gerenciais.

1. Melhorar a comunicação

Quando todos os gestores e funcionários compartilham as mesmas informações, existe uma melhora na comunicação para identificar problemas e encontrar soluções. Todo mundo passa a falar a mesma língua. Além disso, os gerentes podem compartilhar estatísticas e relatórios com consultores ou outras filiais da empresa. Dados disponíveis prontamente e de forma clara também ajudam a construir um clima de confiança na organização e contribuem para uma melhor cultura empresarial.

2. Ajudar a redução de erros humanos

Empresas geram muitas informações, cadastros, registros, planilhas e assim por diante. É inevitável que em algum momento alguém digite algo errado. Ao concentrar as informações em um só lugar e ainda gerar relatórios e fazer outras tarefas automaticamente, um software protege o negócio do erro humano.

3. Aumentar a previsibilidade dos resultados

Sem um sistema de gestão funcional, os gerentes muitas vezes confiam apenas na própria experiência ou em palpites informados. Os funcionários, por sua vez, não têm senso claro de direção. Softwares de gestão reduzem incertezas e ajudam a administração a tomar decisões baseadas em dados confiáveis, bem como a entender melhor a relação entre uma mudança e o resultado.

4. Economizar tempo e mão de obra

Um bom software gerencial não apenas ajuda a promover a cooperação entre diferentes setores e departamentos, mas também a reduzir retrabalhos entre as equipes. Cada informação só precisa ser produzida uma vez: se a equipe de vendas fez o cadastro de um cliente, por exemplo, o atendente não precisa redigitar os dados. Os funcionários ainda ganham muito em produtividade porque não precisam mais pesquisar em pastas ou arquivos a informação que o gerente quer, sobrando tempo para outras tarefas.

Quais são os principais tipos de relatório gerencial?

A seguir, vamos conhecer os principais tipos de relatório e como eles ajudam decisões específicas.

Relatório financeiro

O mais antigo e tradicional dos relatórios gerenciais responde basicamente à pergunta: a empresa deu lucro ou prejuízo — e de quanto? Apresenta informações sobre receitas e despesas, incluindo o que a empresa deve, como compras parceladas e empréstimos. O relatório financeiro é feito pelo menos uma vez ao ano, mas também pode ser feito a cada trimestre para ajudar a empresa a tomar decisões baseadas em itens como o fluxo de caixa.

Relatório de vendas e marketing

Mostra as forças, fraquezas e oportunidades do negócio em relação às diferentes linhas de produtos e fontes de receita. Pode exibir onde certos produtos fazem mais sucesso e em quais épocas do ano. Essa informação pode orientar, entre outras coisas, decisões sobre estoque e sobre quando investir mais em marketing e publicidade.

Relatório de operações

Compila informações que ajudam a gerência a entender o fluxo de trabalho e como reduzir gargalos e ineficiências. Pode mostrar quanto tempo e quanta matéria-prima são gastos em cada produto, permitindo saber quais itens rendem mais proporcionalmente. Outra opção é identificar quais funcionários geram mais resultados e quais têm o pior desempenho — e assim por diante.

Esperamos que este artigo sobre relatório gerencial tenha sido útil para você. Se quiser saber mais sobre o assunto, conheça agora nosso infográfico com seis motivos que comprovam os resultados da gestão financeira nas empresas. Com ele, você vai entender melhor a importância da tecnologia para melhorar sua administração.